Számos írásbeli kommunikáció létezik az üzleti életben. A vállalatok írásos kommunikációt alkalmaznak a munkavállalóknak a vállalati irányelvekről történő tájékoztatására, az ügyfelek tájékoztatására a termékekről és a szolgáltatásokról, valamint a vállalati stratégiák befektetői tájékoztatásáról. A hatékony üzleti kommunikáció megfogalmazásának kulcsa az üzenet személyre szabása a célközönség számára. Írjon világos, egyszerű és tömör módon, hogy az emberek könnyen megértsék az üzenetet.
e-mailek
Az e-mailek az írott üzleti kommunikáció leggyakoribb formája, a Startupbizhub szerint, egy online referenciahely. Az üzleti szakemberek e-maileket használnak dokumentumok küldésére, találkozók összeállítására, a találkozók megerősítésére és a munkakörök felvételére. Relatív véletlenszerűségük ellenére az Ön e-mailjei még mindig profi jellegűek. Győződjön meg róla, hogy e-mailjeit az összes érintett félnek címezi. Ha csak egy személyt hagyunk ki, az akadályozhatja az e-mailek hatékonyságát. Ismertesse az e-mailek konkrét témáját a "Tárgy" területen. Ne írjon hosszú bekezdéseket az e-mailekbe. Ehelyett a Forbes online magazin szerint rövidebb bekezdésekkel és pontokkal szakítsa meg a szöveget.
javaslatok
A pályázatok olyan dokumentumok, amelyek felvázolják a közelgő projekteket. Például az üzleti tanácsadók és a reklámügynökségek javaslatokat nyújtanak be a vállalatoknak projektek vagy speciális feladatok elvégzésére. A marketingvezető javaslatot tehet a kutatási és fejlesztési részlegnek a termékkutatás elvégzésére. A javaslatok gyakran csak egy vagy két oldal hosszúak. Sok vállalat konkrét űrlapokat használ javaslataikhoz. Győződjön meg róla, hogy egyértelműen azonosítja a projektben szereplő valamennyi lépést és feladatot. Adja meg az egyes konkrét feladatok kapcsolódó költségeit is. Például listázza ki a nyomtatási, levelezési és postaköltségeket, ha egy közvetlen postai projektre vonatkozó javaslatot ír.
jelentések
A jelentések egy másik típusú írott üzleti kommunikáció. A vállalatok jelentéseket használnak, hogy tájékoztassák az alkalmazottakat az üzlet különböző aspektusairól. Például a pénzügyi osztály pénzügyi beszámolókat készít a vállalat nyereségének és értékesítésének összegzésére. Hasonlóképpen, egy marketingkutató-vezető írhat egy jelentést, amely összefoglalja az ügyfél telefonos felmérésének eredményeit. Írja be a jelentéseket strukturált formátumban. Adjon rövid beszámolót a jelentésről. Például, mondja el az osztályvezetőknek, hogyan és mikor végzett ügyfélszámláló felmérést. Tartalmazza a projekt céljait. Összefoglalja megállapításait a jelentésében. Adjon hozzá grafikonokat és diagramokat a bonyolultabb fogalmak tisztázásához. A jelentésbe foglaljon bele egy vezetői összefoglaló részt, amely kiemeli a legfontosabb megállapításokat vagy eredményeket. Továbbá, mindig mellékeljen egy fedő levelet a jelentésével, hogy bemutassa azt a vezetőknek vagy a vezetőknek.
brosúrák
A prospektusok olyan termékek, amelyek az Ön termékeit és szolgáltatásait tartalmazzák. A vállalatok prospektusokat használnak, hogy eladják a termékeket, vagy értékesítési hívásokat támogassanak. A vállalatok számos formátumú és méretű brosúrát készítenek. Néhány prospektus betűméret, míg mások fél vagy harmadban vannak. Használja a fő termékeivel vagy szolgáltatásaival ellátott prospektusainak színét és képeit. A prospektus minden oldalát bontja ki sok üres hely, ami a brosúrát olvashatóbbá teszi.
