Az egyik leginkább figyelemre méltó, mégis értékes eleme a hangposta üdvözlése. Az emlékezetes és professzionális felvételek pozitív hatással vannak. A köszöntés illeszkedjen a céghez, miközben még mindig hozzáadja a stílushoz tartozó személyiséget. A legjobb kimenő felvételeknek megfelelő mennyiségű ízük van, anélkül, hogy elveszítené a professzionális kapcsolatot.
Alapanyagok
Az üzleti hangpostának több összetevővel kell rendelkeznie. Adja meg annak a személynek a nevét, akinek a kiterjesztését tárcsázta, a cég nevét és az osztályt. Kérje meg a hívót, hogy hagyjon üzenetet; gyakran a hívó nem veszi észre, hogy elérte a hangpostát. Mondja meg az ügyfeleknek, hogy mikor várják a hívást, és lehetőség szerint alternatív kapcsolatot kínálnak. Adja hozzá a vállalat honlapját vagy e-mailjét. Hagyja csak egy további kapcsolatot a rövidségért, figyelmeztet Christopher Null-ra, írva a PC World-ben. Röviden és pontosan üdvözöljünk.
No-Nos
Ne használjon mobiltelefonot az üdvözlés rögzítéséhez. Az üdvözlő felvételnél előnyben részesítettek a földvonalak. A hangminőség éppen nem olyan jó a mobiltelefonon, mint egy vezetékes. A professzionális üdvözleteknek nem lehetnek zavarosak vagy repedtek. Kerülje a szabványos üdvözletet. Automatikusan, személytelenül és hidegnek hangzik. Győződjön meg róla, hogy nincsenek háttérzajok. A rosszul rögzített telefonos üdvözlés az ügyfeleket és a vezetőket elfordítja. Kerülje el a „um” és a „uhs” elnevezést. Készítsen egy szkriptet a felvétel előtt, hogy könnyen áramoljon.
Általános üdvözlés
Az általános üdvözletet naponta használják a mindennapi nem fogadott hívásokhoz, miközben a telefon felügyelet nélkül van. Ez az üdvözlet általában a cégen kívüli hívók számára játszódik le.
- Ön elérte (cég), hol (szlogen). Ez (név), a (tanszék) útmutatója. Sajnos most nem jutok el a telefonhoz, de hagyj üzenetet a neveddel és telefonszámoddal, és a lehető leghamarabb vissza fogom küldeni a hívást. Vagy nyugodtan küldjön nekem egy e-mailt (e-mail cím).
Irodai üdvözlés
Az irodán kívüli üzeneteket akkor használják, ha valaki előre meghatározott ideig távozik az irodából. A legtöbb hangposta-szolgáltatás lehetővé teszi, hogy az üdvözlés meghatározott időre játsszon, így senkinek nem szabad elfelejtenie, hogy kikapcsolja az irodán kívüli üdvözlést.
- Szia, ez (név) (osztály). (Az időpontig) az irodán kívül vagyok. A hangpostaimat napközben ellenőrzöm, ezért kérjük, hagyjon üzenetet, és a lehető leghamarabb vissza fogom küldeni a hívást. Ha további segítségre van szüksége, lépjen kapcsolatba (alternatív kapcsolattartóval) a (telefonszámon), vagy látogasson el honlapunkra (URL).
