A hatékony kommunikációs rendszerek a sikeres üzlet szerves részét képezik. A versenyképesség és a termelékenység megőrzése érdekében a vállalatnak szervezett, hatékony megközelítést kell kifejlesztenie a saját alkalmazottai, valamint az ügyfelek, az értékesítők és más szakemberek közötti megfelelőséghez és kommunikációhoz. Szerencsére az üzleti kommunikáció az idő múlásával fejlődött, és különböző üzleti üzeneteket tartalmaz, az egyszerű és a megpróbált és a technikailag kifinomult megoldások között.
Üzleti telefonüzenetek
Ha vállalkozásának egynél több személye van, akkor végül el kell döntenie, hogy a legjobb módja a bejövő telefonüzenetek rögzítésére és terjesztésére. Néhány vállalkozás valakit foglalkoztat telefonhívások megjelenítésére, üzenetek írására a hívóktól és azoknak az alkalmazottaknak történő terjesztésére, akiknek szándékában áll. Más vállalkozások automatizált hangposta rendszert használnak, ahol a hívók hangfelvételként hagyják üzeneteiket. Hangposta esetén minden alkalmazott felelős a saját üzeneteinek nyomon követéséért. Néhány kisebb vállalkozás csak a cég különálló szervezeti egységei számára állított be hangpostafiókokat, nem pedig az egyes alkalmazottak.
Irodai megjegyzések
A memorandumok (emlékeztetők) egyfajta levelező alkalmazottak, akik a saját szervezeti egységeiken belül vagy ugyanazon vállalat szervezeti egységei között kommunikálhatnak. A feljegyzések jellemzően rövidek, és nem rendelkeznek a külső írásos üzleti levelezés formális formázásával. Az emlékeztetőknek azonban formátuma és általános szerkezete van. Mindegyik üzleti formátum a saját preferenciáit formázza, de általában a feljegyzések megjelenítik a címzettet, a feladót és a témát a tetején, néha félkövér betűkkel. Az üzenet teste a szokásos típusú betűkészlet alatt van ezen információk alatt. A munkatársak személyesen adhatnak fel emlékeztetőket, vagy használhatják a vállalat irodai postaelosztását. Néhány szakmában, mint például a jogi és egészségügyi területen, az emberek emlékeztetőket használnak, hogy rövid üzeneteket küldjenek más szakembereknek és bizonyos esetekben az ügyfeleknek. Az emberek e-mailben, e-mailben és faxon küldhetnek ilyen típusú emlékeztetőket.
Üzleti email
Napjainkban sok vállalkozás e-mail levelezést használ a vállalaton belüli kommunikáció, valamint az ügyfelek, az értékesítők és más vállalkozások számára. Ha a vállalkozás rendelkezik weboldallal, az alkalmazottaknak e-mail címük van a cég domain nevével, például a "[email protected]" címmel. Az e-mail levelezés kevésbé formális, mint a kézírásos levelezés, és ennek az az előnye és hátránya. Sok vállalkozás, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy vállalati e-mail címeket használjanak, hasznosnak találják a vállalati e-mailek egységes szabványának létrehozását. A vállalatok csak üzleti célokra korlátozhatják az alkalmazottak használatát, és szigorúan szabályozzák, hogy milyen típusú e-mail mellékleteket tölthet le a munkavállaló. Ha a vállalkozásnak titoktartási megállapodása van a munkavállalókkal, ez a megállapodás valószínűleg kiterjed a munkavállalói e-mail levelezés használatára is. Egy vállalkozás jól illeszkedik azon jogaihoz, hogy a munkavállalót a vállalat pozitív fényében képviselje, miközben megfelel egy vállalati e-mail címnek. Egyes vállalkozások megkövetelhetik, hogy a vállalati e-maileket használó alkalmazottak e-mailjeikhez automatikus e-mail aláírásokat adjanak hozzá. Ez az aláírás tartalmazhatja a munkavállaló teljes nevét és címét a vállalatnál, valamint a cég nevét, telefonszámát, honlapját és egyéb vonatkozó információkat.
Üzleti levelezés
A szakmai üzleti levelezésnek hosszú és formális története van. A vállalkozások gyakran egy fejléces tervezést adnak ki, amelyen minden üzleti levelezés kinyomtatásra kerül. A fejléces terv tartalmazhatja a cég logóját, valamint az általános kapcsolattartási információkat, például a cég levelezési címét, telefon- és faxszámát és a webhely címét. Egyes cégek testreszabják a fő levélpapír sablont a cégen belüli magánszemélyek számára, személyes kapcsolatokat és egyedi e-mail címeket adnak hozzá a kapcsolattartási adatokhoz. Az írott üzleti levelezés formális struktúrával rendelkezik. Bár a pontos formátum általában változó lehet, a dátum a levél tetején található, és a címzett teljes neve, címe, vállalati és levelezési címe a dátum alatt van. A címzett nevének és címének mellé nem kell tantárgy- vagy mezőcímkéket hozzáadnia, például "Címzett:". Az írott üzleti levelezés nyitó üdvözléseket használ, mint például a "Kedves" az elején, ezt követi a címzett neve, és a záró üdvözletek a végén, például "Üdvözlettel", az alatta lévő feladó nevével. A feladó esetleg kézzel írja alá a levelet a személyes kapcsolathoz. Ha valaki más, mint a levél küldője írta vagy gépelte be, a gépírónak tartalmaznia kell a feladó kezdőbetűit, egy kettőspontot és saját aláírásait az aláírás alatt. Ha ugyanazt a levelet több címzettnek is megküldik, akkor azt a fő címzettnek kell címezni, majd minden más címzettet fel kell tüntetni az e-mail alján, a "CC" betűk mellett, amelyek a "kópia másolatát" jelzik.
