Egy évkönyv összeállítása időt és pénzt igényel. Ezért sok személyzet az üzleti hirdetésekre, az adománygyűjtőkre és a szponzorokra néz, hogy segítse a személyzet pénzügyi igényeit. A szponzorok az évkönyv finanszírozásának szerves részét képezhetik, de jó ötlet, hogy először kutassák a potenciális szponzorokat, mielőtt kapcsolatba lépnének velük, hogy pénzügyi támogatást kérjenek. A jó kapcsolatok lehetnek az évkönyvtári munkatársak szülõi, az iskola karai és munkatársai, vagy a közösség tagjai, például az üzleti tulajdonosok.
Korai tervezés
Az írás előtt találkozzanak személyzetként és értékeljék a pénzügyi igényeket. A legtöbb személyzet a nyár végén, az iskolai év kezdete előtt találkozik, hogy készítsen listát a finanszírozási igényekről. Vegyük például az évkönyvtábort, a naptári események aláírását vagy a személyzet pólóit. Ezek mindegyike pénzbe kerül, az évkönyv közzétételének tényleges költségén kívül. Miután a lista és a költségvetés rendben van, keresse meg az internetet, és keresse meg a helyi vállalkozásokat, hogy támogassák éves könyveit, és pénzügyileg támogassák az Ön igényeit. A munkatársak kiküldhetik az iskolát és a személyzetet a szülőknek, de jó ötlet, hogy a szponzorációs leveleket személyesebbé tegyék.
Üdvözlettel és bemutatókkal
Minden nagy levél egy udvarias üdvözléssel és bevezetéssel kezdődik, aki vagy. Ha egy adott üzleti célzást céloz meg, végezze el a kutatást és forduljon a levél vezetőjéhez vagy tulajdonosához. A pénzügyi támogatás vagy szponzorálás kérése során a lehető leg személyesebbé tétele fontos. Az üdvözlés után itt az ideje, hogy bemutassuk magunkat, az évkönyvtári munkatársakat és az általad képviselt iskolát. Még nem akarod elérni a kérést; csak beszélj arról, hogy ki vagy. Ez lehet egy jó alkalom, hogy megemlíthessük a közösségben betöltött szerepét, az évkönyvet nyert díjakat vagy a könyv lehetséges témáját.
Tiszta célok
A bevezetés után érjen el a levél céljához. Mondd el nekik, hogy pontosan mit kell, és mit akarsz tenni a pénzzel. Előfordulhat, hogy konkrét összegeket javasolhat egy adományozáshoz, például $ 20, $ 50, $ 100 vagy 200 $. Hasznos megemlíteni az ajándékuk előnyeit, mint például az adókedvezmények és a személyzet és a közösség támogatása. Megemlítheti azt is, hogy miként kívánja tiszteletben tartani az adományukat, például egy kis plakátot adva, hogy megjelenítse vagy kínáljon helyet az évkönyvében üzleti tevékenységük reklámozásához.
Köszönjük, és nyomon követi
A levél utolsó bekezdésének meg kell adnia az Ön elérhetőségeit, beleértve a legjobb időt, hogy elérje Önt. Tartalmazzon egy vagy két sort, amely azt is jelzi, ha kapcsolatba kíván lépni velük, ha nem hallja vissza.A személyzetétől függően választhat, hogy telefonon, e-mailben vagy személyesen kapcsolatba lép velük, de győződjön meg róla, hogy tudják, mikor és hogyan nem lepődnek meg. Végül köszönjük meg őket az idejükért és a megfontolásokért, és említsük meg, hogy értékelik, mit tesznek a közösségért. Aláírja a nevét, és kövesse a személyzetet és az iskola nevét az aláírás alatt, bár néhány személyzet azt hiszi, hogy sokkal személyesebb, ha az egész csoport aláírja a levelet.
