Az üzleti formátumban történő írás különbözik más írástípusoktól. Az iránymutatások merevebbek, és a beírt stílus általában előre meghatározott. A cél az, ha üzleti stílusban írunk, mindig professzionálisnak kell lenni. Az írás nagy része a meglévő vagy potenciális ügyfeleknek, munkatársaknak vagy feletteseknek szól. Ezen dokumentumok némelyike befolyásolhatja, hogy Ön vagy vállalat milyen jól teljesít, ezért az iránymutatások követése elengedhetetlen.
Használjon blokk, módosított blokk vagy félblokk formátumot üzleti levél írásakor. A leggyakrabban használt blokkformátum. Ebben a formátumban mindent indokoltnak és egyenként osztottnak kell tekinteni, kivéve a bekezdések közötti kettős területet.
Írja be a dokumentumot a közönségnek. A saját helyett inkább az igényeikre és érdekeikre összpontosítson. Gondoljunk arra, hogy mit kell tudniuk az olvasóknak, és meg kell határozniuk, hogy milyen módon tudják továbbítani az információkat az adott olvasóknak.
Használjon hivatalos hangot a felettesek vagy ügyfelek írásakor. Csak informális hangot használjon a munkatársak emlékeztetőire vagy e-mailjeire.
Hangsúlyozza a pozitív információkat, és összpontosítson az olvasó előnyeire. Ez különösen fontos negatív üzenetet tartalmazó levél írásakor.
Írjon világosan és tömören. Ezt úgy teheti meg, hogy a bekezdések rövidek maradnak, fontos információkat tartalmazva a dokumentum elején és a bekezdésekben, és lehetőség szerint listákat használva. Ez segít abban, hogy az olvasók, akiket időnként nyomnak meg, megtalálják a fontos információkat, még akkor is, ha csak a dokumentumot vetik be.
Ellenőrizze a dokumentumot, hogy megbizonyosodjon róla, hogy nincs-e helyesírási, nyelvtani és írásjel-hibák. Bármilyen hiba az írásban szakszerűtlen vagy gondatlan.
tippek
-
Általában rendben van az "I" és az "Ön" szavak használata egy üzleti dokumentumban. A „mi” szó használatakor azonban óvatosan kell eljárnunk, mert ez a szavaidat az egész cégre gondolkodik.
Mindig használjon kettőspontot, nem vesszőt, miután egy üzleti levélben üdvözölte.
