Egyre több vállalat kiszervezi a projektmenedzsmentet, vagy szakembereket bérel a feladat ellátásához. Az iparágban bekövetkezett változások miatt nehéz lehet olyan képzett embereket találni, akik a legfrissebb trendek és stratégiák mellett állnak. A szervezetek mindössze 2,5 százaléka sikeresen teljesíti valamennyi projektjét. A projektek 70 százaléka elbukik. Ezeket a számokat figyelembe véve lehet, hogy vajon érdemes-e projektvezetőt bérelni. Csakúgy, mint minden más, előnyöket és hátrányokat kell figyelembe venni. A szakképzett projektmenedzser csökkentheti költségeit, egyszerűsítheti a munkafolyamat-kezelést és segíthet a vállalkozás növekedésében.
Projektmenedzsment szakemberek
Akár kisvállalkozást, akár létrehozott szervezetet üzemeltet, előfordulhat, hogy nem tudja kezelni az összes típusú projektet a kezdetektől a végéig. Egyes projektek rendkívül bonyolultak és szigorú határidőkkel rendelkeznek, vagy speciális készségeket igényelnek, amelyeket a csapatnak nem lehet. A képzett projektmenedzser segíthet a leginkább időigényes feladatok megszervezésében és kezelésében. A tapasztalt projektmenedzser motiválja a csapatot, kezeli az erőforrásokat, mérni az eredményeket, visszajelzést ad, és megtalálja a minőség és a költségek csökkentésének módjait. Egyéb projektmenedzsment készségek közé tartozik a továbbfejlesztett ütemezési technikák, a változásokra adott válasz, a jobb kommunikáció, a minőség-ellenőrzés és a kockázatkezelés.
Hatékony célok beállítása
A legtöbb projekt sikertelen, mert a vezetőknek nincs egyértelmű célja. 2013-ban az összes projekt kevesebb, mint egyharmada érkezett időben és a kiosztott költségvetésben. Emiatt a SMART célok beállítása elengedhetetlen. A SMART célok konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, reálisak és időigényesek. Ez az, amit a SMART rövidítés jelent. A SMART célok biztosítják, hogy a projekteket időben, a költségvetés túllépése nélkül teljesítsék. A professzionális projektmenedzserek rendelkeznek az előrejelzések létrehozásához, a projektköltségek kezeléséhez és a kockázatok teljes projekt-életcikluson belüli meghatározásához szükséges szakértelemmel és eszközökkel.
Javított kommunikáció
A projektmenedzsment lehetővé teszi a vezetők és a projektben részt vevő egyéb alkalmazottak közötti hatékonyabb kommunikációt. A tapasztalt projektmenedzserek hatékonyan kezelik az érdekelteket, akik kritikusak a projekt sikeréhez. A projektmenedzserek fenntartják a csapat kohézióját, megkönnyítik az értekezleteket, megkérdezik a témakör szakértőit, ötleteket adnak az ötletekről, és valós időben figyelik a visszajelzéseket. A kommunikáció a projektek legkritikusabb aspektusa, és minden projektszakértő számára szükséges készség.
Nagyobb vevői elégedettség
A projektek új szolgáltatásokat nyújthatnak, és új szolgáltatásokat vagy termékeket nyithatnak meg az ügyfelek számára, vagy a projektek hozzájárulhatnak az ügyfelek költségeinek csökkentéséhez. Mivel a projektmenedzsment módszertanok a minőségi tényezőket, például az ügyfelek által igényelt jellemzőket részesítik előnyben, a sikeres projektmenedzsmenttel rendelkező vállalatok nagyobb vásárlói elégedettséggel rendelkeznek. Ez több bevételt és üzleti növekedést jelent. Az Ön szervezete ismert lesz kiváló eredményekkel.
Magas szintű szakértelem
Egy projektmenedzser bérbeadásával vagy kiszervezésével a vállalat magas szintű szakértelemmel rendelkezik. A szervezeten belüli emberek új dolgokat tanulnak és új perspektívát szereznek, amely hozzájárul a szakmai fejlődéshez. Ezen túlmenően a projektmenedzsment felszabadítja az idejét, így összpontosíthat a vállalkozásának legfontosabb aspektusaira. Egy tapasztalt projektmenedzser képes lesz a projekt folyamatát megfogalmazni és a projekt minden területét kezelni, beleértve a személyzetet és a megfelelőséget.
Pontos kockázatértékelés
A vállalatok több mint 75 százaléka nem bízik a projekt sikerében. A túlzott átdolgozás, a hatókör kúszása, a rossz kommunikáció és a tisztázatlan célok gyakran a bűnösök. A projektmenedzsment lehetővé teszi számított kockázatok bevitelét és az erőforrások hatékonyabb elosztását. Meg fogja határozni, hogy mi a kockázat, mielőtt még elkezdené. Ily módon a korai szakaszban bármilyen problémát megtervezhet, és okosabb döntéseket hozhat, mivel a projekt életciklusa során kockázatok merülnek fel. A hatékony kockázatkezelés lehetővé teszi, hogy megragadja a pozitív kockázatokat vagy lehetőségeket, amikor azok felmerülnek.
Projektmenedzsment Hátrányok
Ha a projektvezetőnek nincs megfelelő tapasztalata vagy ismerete, sok probléma merülhet fel. Az erőforrások elvesztése, az ütemezési problémák, a biztonsági kérdések és az interperszonális konfliktusok a projektmenedzsment fő hátrányai. Ezen túlmenően a szervezet magas költségekkel járhat a munka kiszervezésével vagy az új alkalmazottak felvételével a projekt befejezéséhez. Néha a projektmenedzsment zavarhatja a napi műveleteket, vagy drasztikusan hibázhat.
Magas költségek
Ha egy projektvezetőt bérel, azt várjuk, hogy fektessenek be speciális szoftverbe. Ezek a programok költségesek és nehezen kivitelezhetők. Mivel a csapatod is használni fogja őket, szükség lehet a képzésre. Az Ön igényeitől függően előfordulhat, hogy a projekthez segítséget kell nyújtania a tárgyi szakértőknek vagy szakembereknek is. Gyakran előfordulhat, hogy az érdekelt felek fogják bevonni azokat a jellemzőket, amelyeket nem terveztek először. Mindezek a problémák gyorsan növelhetik a projekt költségeit.
Fokozott összetettség
A projektmenedzsment összetett folyamat, több szakaszban. Egyes szakértők hajlamosak bonyolítani minden folyamatot, ami összetévesztheti a csapatot, és késedelmet okozhat a projekt megvalósításában. Terveikben merevek vagy pontosak is lehetnek, stresszes környezetet teremtve a szervezeten belül. Jellemzően a nagy kiterjedésű projektek bonyolultabbak lesznek, különösen akkor, ha nincs olyan csapat, amely kizárólag a projekten dolgozik. A keresztfunkciós csapat tagjai elmaradhatnak a mindennapi munkájuktól, további összetettségi réteggel.
Kommunikáció fölött
Ha projektmenedzsment csapatot bérel, új alkalmazottai csatlakoznak a vállalathoz. Ez további kommunikációs réteget ad, és nem mindig felel meg a szervezeti kultúrának. Ezért a szakértők azt javasolják, hogy a csapata a lehető legkisebb legyen. Minél nagyobb egy csapat, annál nagyobb a kommunikáció. Néha nagy projektre van szükség egy projekthez, ezért fontos, hogy olyan projektmenedzsereket találjunk, akik erős kommunikációs készséggel rendelkeznek az emberek sokféleségében.
A kreativitás hiánya
Néha a projektmenedzsment kevés vagy semmi teret hagy a kreativitásnak. A csapatvezetők túlságosan összpontosítanak a menedzsment folyamatokra, vagy szigorú határidőket állapítanak meg, arra kényszerítve a személyzetet, hogy szigorú paramétereken belül dolgozzanak. Ez megakadályozhatja a kreatív gondolkodást és akadályozhatja az innovációt, amely előnyös lehet a projekt számára. Fontos, hogy egy projektmenedzser tudja, mikor ösztönözze a kreativitást, és mikor kell szigorúan követni a projekt tervét.
A szervezet növekedhet és sikerrel járhat anélkül, hogy a projektmenedzsment csapata a helyén lenne. Azonban a képzett szakemberek felvétele ezen szempontok kezelésére új lehetőségeket nyit meg, és segít abban, hogy cége gyorsabban elérje céljait.
