A nyilvántartási rendszerek az évek során fejlődtek ki a papírmunka dobozokba történő behelyezésétől kezdve a kifinomult szoftverekig, amelyek a fájlokat elektronikusan tárolják. Annak ellenére, hogy ma válogathatsz egyfajta fajta közül, az összes nyilvántartó rendszernek van egy fő célja: hatékony nyilvántartás. Különböző nyilvántartó rendszerek esetén fontos figyelembe venni az egyes jellemzőket, hogy kiválassza a legmegfelelőbbet. A leggyakoribb fájlrendszerek könnyen megvalósíthatók és hatékony fájlkezelő eszközöket biztosítanak.
Alphabetic Filing
Az alfabetikus bejelentés a leggyakoribb iratrendszer kevesebb, mint 5000 rekord esetében. Az alfabetikus rendezés egy olyan rendszer, ahol a fájlokat egyének, vállalkozások, intézmények, ügynökségek, tantárgyak, témák vagy földrajzi helyek nevei szerint rendezi a szótárrend szerint. Ez a rendszer az ügyfél- vagy ügyfélnévfájlok esetében hatékony. Az alanyok bejelentése esetén használjon relatív indexet. Az index egy alfabetikus sorrendben tartalmazza a témaköröket, amelyek az egyes témaköröket képviselik. Hivatkozzon a relatív indexre, hogy megtudja, hogy melyik témakört adja meg a rekord alatt.
Numerikus bejelentés
A numerikus fájlrendszer beállításakor a fájlokat sorrendben rendezze a számok közvetlenül a rekordból vagy a hozzárendelt számból. A legtöbb rendszer indexet használ a fájlok letöltéséhez. A numerikus nyilvántartó rendszer növeli a termelékenységet a fájl gyorsabb behelyezésének és helymeghatározásának köszönhetően.Ez pontos azonosítást is biztosít, és nagyobb bizalmasságot tesz lehetővé. Végtelen bővítésekre képes, és több mint 5000 rekordra használhatja, ellentétben az alfabetikus nyilvántartási rendszerekkel.
Alfa-numerikus bejelentés
Az alfanumerikus bejelentés nevek és számok kombinációját használja. Az ilyen típusú nyilvántartó rendszereket gyakran használja a tárgynevek és számok segítségével. Fájlok rendezése ábécéosztályok vagy témakörök szerint, majd számkategóriák szerint. Az alfa-numerikus fájlokhoz relatív indexet kell használni. Az index felsorolja az egyes ábécéosztályokhoz rendelt számkódokat.
Papírmentes iratrendszerek
A papírmentes iratrendszerek egyre gyakrabban fordulnak elő sok vállalkozás és otthon számára. Megoldja a fizikai tárhely és az elveszett vagy rosszul elhelyezett információk problémáját. A papírmentes iratrendszer lehetővé teszi a megosztott hozzáférést több osztályon. Bár a megosztott hozzáférés lehetővé teszi a rekordokhoz való hozzáférést, beállíthatja a felhasználói jogokat a fájlok ellenőrzéséhez, szerkesztéséhez, létrehozásához vagy törléséhez. A papírmentes iratrendszerek típusai közé tartoznak az egyszerű szoftverek, a dokumentumszerverek és a dokumentumkezelő rendszerek.
