A bejelentési és osztályozási rendszerek három fő típusba sorolhatók: ábécé, numerikus és alfanumerikus. Az ilyen típusú nyilvántartó rendszerek mindegyikének előnyei és hátrányai vannak a benyújtott és besorolt információk függvényében. Ezenkívül minden egyes fájlrendszer típusát alcsoportokba lehet szétválasztani. A hatékony bejelentési osztályozási rendszer az információhoz leginkább logikus, gyakorlati és rugalmas rendszert alkalmaz.
Betűrendes betűrendszer
Az ábécé szerint aktuális rendszereket az információk témakör szerint osztályozzák, majd a téma címkéket ábécé sorrendbe rendezik. A kapcsolódó témákat ebben a rendszerben nem tartják együtt. Általában ez a fajta rendszer a legjobb, ha kis mennyiségű információt tartalmaz. Az ilyen típusú bejelentési és osztályozási rendszer néha "szótár" -ként ismert. Személyes nevek benyújtásakor a vezetékneveket elsődleges sorterként használják, első neveket csak azonos nevek esetén használnak.
Betűrendes enciklopédia irattartó rendszerek
Az "enciklopédia" nyilvántartási és osztályozási rendszerben az információkat általános kategóriák szerint bontják fel, az alosztályokat betűrendben helyezzük el. Ez a fajta iratrendszer különösen hasznos nagy mennyiségű információ kezelésére, mert a rendszer felhasználóinak nem kell egy adott fájl nevét szem előtt tartaniuk, hogy megtalálják. Ehelyett elkezdhetik keresni az általános kategóriát, és kereshetik benne, hogy megtalálják a szükséges fájlt.
Betűrendes földrajzi nyilvántartási rendszerek
Az enciklopédia nyilvántartási és osztályozási rendszer egy részhalmaza az alfabetikus földrajzi nyilvántartási rendszer. Egy földrajzi rendszerben a főbb kategóriák helyszínekre bonthatók. Használhat bármilyen méretű vagy típusú helyszínt, országról városokra és terepi irodákra. Az ilyen típusú rendszer felhasználói a keresési szempontból releváns földrajzi terület kiválasztásával kezdődnek, majd az adott témakörben betűrendben keresnek, hogy megtalálják a keresett konkrét információkat.
Egyenes Numerikus Fájlrendszerek
Az egyenes numerikus adatrögzítési és osztályozási rendszereket nagyon egyszerű használni, mivel általában az első számtól indulnak, és minden fájlt a következő számmal jelölnek. Az ilyen típusú rendszer használata azonban korlátozott, mivel gyakran szükség van egy indexre, amely segít a felhasználóknak megtalálni a keresett fájlokat, és a nagy aktivitású fájlok ugyanazon a számterületen túlterhelhetők.
Duplex Numerikus Fájlrendszerek
A duplex numerikus fájlrendszerekben a fájlok numerikus címkékkel vannak ellátva, amelyek többféle számjegyet tartalmaznak. Az ilyen típusú nyilvántartási rendszer nagy mennyiségű adatot képes kezelni. A számok különböző csoportjai megfelelhetnek a főbb kategóriáknak és alkategóriáknak, párhuzamosan a bejelentés és az osztályozás enciklopédia rendszerével. Az ilyen rendszer egyik hátránya, hogy egy indexnek meg kell értenie, hogy mi a számok egyes csoportjai. Egy nagyon ismerős duplex numerikus rendszer a Dewey decimális rendszer, amelyet a legtöbb könyvtár a gyűjteményeinek katalógusában használ.
Források rendszerei
A numerikus fájlrendszerek egy másik alkategóriája a kronológiai rendszerek, amelyekben a dátum szerint rendezett fájlok találhatók. A fájlokat általában évenként, majd havonta, majd naponta csoportosítják. A levelezőfájlok, például az e-mailek listája általában ilyen módon szerveződnek, a legutóbbi adatok a legutóbb szerepelnek.
Alfanumerikus fájlrendszerek
Az alfanumerikus fájlrendszerekben az információkat kategóriák szerint osztályozzák egy enciklopédikus rendszerben, de a betűket és a számokat egyaránt a kategóriák jelölésére használják. Mind a betűk, mind a számok használata a kategóriák sokkal nagyobb területét teszi lehetővé, mint a számok használata. Így a Kongresszusi Könyvtár nyilvántartási és osztályozási rendszere, amely alfanumerikus, nagyobb kategóriájú kategóriákat tesz lehetővé, mint a Dewey decimális rendszer, amely tíz fő kategóriára korlátozódik.
