A jól karbantartott nyilvántartó rendszer lehetővé teszi a létfontosságú információk gyors elérését, és időt takarít meg a vállalat pénzében. A vállalkozások, az iskolák, a kormányzati szervek és még a mindennapi emberek az iratkezelő rendszereket is használják ügyeik rendezésére. Válasszon négy különböző típusú irattartó rendszer közül. Mindegyik saját előnyeit és hátrányait kínálja.
Betűrendes nyilvántartási rendszer
Az alfabetikus nyilvántartási rendszerben az alfabetikus betűkkel összhangban gondoskodjon a rekordok megnevezéséről - akár a személy, cég vagy tárgy nevéről. Használja ezt a fájlrendszert két különböző módszerrel. A helyi ábécé-nyilvántartó rendszer, más néven szótárrendszer, az egyedi rekordokat ábécé sorrendben rögzíti. Ezek a nyilvántartó rendszerek jól működnek, ha kis számú rekordot tárolnak, kevesebb, mint 5000 fájlt használnak az Ancom, egy iratrendező cég szerint.
Ez a rendszer problematikusnak bizonyul, ha sok kliens vagy az azonos nevű ügyfél rendelkezik. Használjon olyan földrajzi rendszert, amelyet enciklopédiának vagy minősített rendszernek is neveznek, hogy nagyobb mennyiségű rekordot szervezzen. Ebben a rendszerben a témákat csoportok szerint csoportosítsa csoportok alapján, mint például a város, a megye vagy az állam. Az egyes kategóriákba tartozó kategóriák és fájlok betűrendben vannak elrendezve.
Numerikus fájlrendszer
Numerikus fájlrendszer használata esetén rendeljen számokat minden egyes fájlhoz, és rendezze el a számokat sorrendben. Az azonos nevű személyek fájljai nem lesznek kettős címekkel, mint az ábécé szerinti rendszerben. Ez a rendszer jobb fájlbiztonságot is biztosít, mivel a fájlok nem jelennek meg, és nagy mennyiségű fájl kezelésében jól működik. Fájlok hozzárendelése helyett használja a kronológiai rendszert, amely a fájlokat a sorrend szerint rendezi.
Terminal Digit Filing System
Termináljegy-nyilvántartás használata esetén sorrendben rendeljen fájlszámokat, de az utolsó két számjegy szerint adja meg azokat. Az Ancom megadja a 17234. számú számot tartalmazó példákat. Először a fájlrendszer 34 szakaszába megy, majd keresse meg a szakasz 72 területét, és végül keresse meg az 1. fájlt. Ez a rendszer jól működik, ha több mint 10 000 fájlt tárol.
Alfanumerikus fájlrendszer
A betűk és számok segítségével fájlokat szervezhet az alfanumerikus fájlrendszerben. Például két betűvel jelölje meg azt az állapotot, amelyben az ügyfél él, majd egy számot, amely a számlaszámát jelöli. Ez lehetővé teszi a könnyebb előkészítést, ha nagy mennyiségű fájlt kell kivennie ugyanazon a helyen.
