Számos beszerzési eljárás és folyamat létezik, de vannak olyan eljárások, amelyeknek közösnek kell lenniük minden beszerzési osztály számára. Ide tartoznak a beszállítók kiválasztása, információkérés, pályázatok benyújtása, pályázatok értékelése, szerződések odaítélése és ellenőrzése..
Szállító kiválasztása
A szervezeteknek általában van egy elismert beszállítói listája, amelyet a beszerzési osztály tart fenn. Ezek olyan cégek, amelyek kiválasztási folyamaton mentek keresztül, és megállapították, hogy a legjobban megfelelnek egy vállalat igényeinek.
Információ kérése
Ha van olyan követelmény, hogy olyan tárgyakat vásároljon, amelyeket a jelenlegi preferált beszállítók nem tudnak forrni, a vállalat jellemzően a piacot vizsgálja. A követelményt a kiválasztott szállítóknak kell megküldeni, akiknek ajánlatot kell kérniük. Az alacsony értékű kérések esetén az azonosított beszállítóknak informális kérést vagy árajánlatot kérnek. A magasabb értékű tételek esetében teljes pályázati eljárást kell követni. Ez legfeljebb hat hónapig tarthat a végső szerződés odaítélésének szükségességének megállapítása után.
Tender Returns
A szállítókat általában arra kérik, hogy meghatározott időpontban és időpontban visszaküldjék az ajánlatukat egy nevezett tisztnek. Az ajánlatok tartalmazhatják a szolgáltató által kínált szolgáltatás vagy áruk leírását, a szükséges munka elvégzésének javasolt költségeit vagy a szükséges kellékek nyújtását, a vállalati pénzügyi információkat és a vásárló szervezet által a potenciális szállítótól felvetett kérdéseket.
Pályázati értékelés
Az ajánlatok / ajánlatok visszaküldése után a vásárló szervezetnek általában van egy meghatározott ideje, hogy értékelje a hozamokat, határozzon meg szerződést, és tájékoztassa mind a sikeres, mind a sikertelen beszállítókat. A pályázati dokumentumok elküldése előtt a vásárló szervezet olyan pontozási kritériumokat dolgoz ki, amelyek alapján a jelöltek jelölésre és osztályozásra kerülnek. Az olyan szempontok, mint az ár és a minőség, szokásos pontozási kritériumok.
Szerződés odaítélése
Az ajánlatok értékelését és értékelését követően a beszállítókat jóváhagyással vagy elutasítással értesítik. A sikeres beszállítókat írásban is értesítik. A beszerzés legjobb gyakorlata, hogy a sikertelen beszállítóknak lehetőségük nyílik a meghallgatásra. Ez lehetővé teszi számukra, hogy megtudják, miért nem választották ki ajánlatukat, és hogy jobban megértsék a jövőbeli ajánlatokat.
A szerződés megkötése
Miután a szolgáltatás / ellátás megtörtént, a vásárló szervezet ellenőrzi, hogy a minőség, a mennyiség és a specifikáció teljesült-e. Ezen a ponton a szervezet kifizetést bocsát ki. Sok esetben a szokásos gyakorlat, hogy a beszerző szervezet és a beszállító szervezet között szerződéskötést követően találkoznak. Lehetőséget biztosít mindkét fél számára, hogy visszajelzést nyújtson és post mortem dokumentumot dolgozzon ki a jövőbeni szerződési tevékenységekre.
