Az információk kritikusak a vállalati, nonprofit, akadémiai vagy kormányzati vállalkozások bármilyen formájának kezeléséhez. Enélkül a vállalati erőforrások irányításának és alkalmazásának alapvető célkitűzései eléréséhez szükséges alapvető irányítási funkciók bizonytalanok lennének, ha nem lehetetlenek. Minél nagyobb a szervezet, annál lényegesebb és szigorúbb az információs követelmények. Az információgyűjtés, feldolgozás és terjesztés a menedzsment számára kritikus szervezeti feladatsá vált. A szervezet különböző szintjein végzett menedzsment különböző feladatokat lát el, amelyek mindegyike különböző típusú információkat igényel. Az operatív és analitikai információk e két különféle típus közül kettő.
Menedzsment funkciók
Minden vállalkozásnak szüksége van valamiféle látásmódra, hogy mi az, mit jelent és hol megy. A felső vezetés hagyományosan az ilyen típusú döntések megalkotását és a közép- és hosszú távú stratégiai szervezeti tervek kidolgozását veszi igénybe, hogy a célok elérése érdekében egy kívánatos úton haladjon.
Ezzel párhuzamosan a szervezetnek naponta, heti és havi alapon kell elkészítenie és szállítania az ügyfelek által igényelt termékeket és / vagy szolgáltatásokat, és hatékonyan kezelnie kell ezt a folyamatot.
Stratégiai tájékoztatási követelmények
A stratégiai döntések meghozatalához szükséges információk magukban foglalják a szervezet szolgáltatásai iránti keresletszintek és -típusok változásának előrejelzéseit; az erőforrások típusa és rendelkezésre állása, amelyre a szervezetnek szüksége lesz az áruk és / vagy szolgáltatások előállításához, beleértve a munkaerőt, a nyersanyagokat, a finanszírozást, a berendezéseket és a helyiségeket, ahonnan működni kell; és potenciális külső tényezők, mint a gazdasági előrejelzések és a jogalkotási környezet.
Működési információs követelmények
A napi szervezeti funkciók kezelése tájékoztatást igényel arról, hogy mit kell kézbesíteni óránként, napi, heti és havi alapon; milyen források állnak rendelkezésre a szükséges eredmények eléréséhez; amit ténylegesen termelnek; és mit lehet ténylegesen eljuttatni, valamint olyan információkat, amelyek lehetővé teszik a hiányosságok vagy a nem kívánt többletek orvoslását.
Az analitikai és operatív jelentések közötti különbség
Az elemzési jelentés a felső vezetés stratégiai és tervezési funkcióinak támogatására irányul. A működési jelentés a napi szervezeti funkciók támogatására irányul.
Ebből a célból az analitikus jelentések célja a szervezet nagy képére és irányára vonatkozó információk biztosítása, beleértve a történelmi adatokat, a trend-előrejelzéseket és az összefoglaló információkat, de nem részletes szintű adatokat. A működési jelentés célja, hogy támogatást nyújtson a potenciálisan gyorsan mozgó környezetben a döntéshozatalhoz, részletes képet adva a jelenről és a közeljövőről, hogy az egyes cselekvések valós időben vagy közel valós időben kezelhetők legyenek.
