A beszédpontok dokumentumai felsorolnak egy adott témát vagy eseményt érintő legfontosabb tényeket és ötleteket. A nyilvánosság és a kommunikáció területén széles körben használt beszélgetési pontok segítenek azoknak, akik felelősek a nyilvánosság számára, hogy világos, pontos és következetes információkat szolgáltassanak. A beszédpontokról szóló dokumentumok egyaránt használatosak a nyilvánosság tájékoztatásához és a válságok idején a közérdekű kérdések megválaszolásához. A közös beszélgetési pontok használatával „egy hangon beszélve” a szervezet növelheti kommunikációs programjának hatékonyságát.
Beszélési pontok írása
Mielőtt elkezdené munkáját a beszélő pontok papírján, biztosnak kell lennie abban, hogy pontos információval rendelkezzen. Keresse meg azokat, akik leginkább érintettek. Például, ha beszélgetési pontokat kell létrehoznia a költségvetési problémával kapcsolatban, beszéljen közvetlenül a felsővezetővel a költségvetés felügyeletével. Ne támaszkodjon szájra. Kérdezze meg a forrás részletes kérdéseit, és kérje meg, hogy ne próbáljon meg "fonni" vagy sugerni a részleteket. Győződjön meg róla, hogy részletes megjegyzéseket készít.
A beszédpontok papírja egy pontnyi pontból áll, amelyek mindegyike egy vagy több mondattal követi azt. Nincs szükség bevezetésre vagy más szövegre. Cím: "Információ a nyilvánosság számára". Ne jelölje meg a beszédpontok papírját "bizalmasan". Nem próbálsz elrejteni semmit, és a beszédpontos papírra vonatkozó információk a nyilvánosság számára készültek.
Kezdje a tényeket: ki, mi, hol és mikor. Tedd magadat egy olyan személy cipőjéhez, akinek nincs tudása a te dolgodról vagy szervezetedről, történelméről vagy a közelmúltbeli tevékenységeiről. Az első pontjához egyszerűen közölje a helyzet tényeit. Például: "Az X-es vállalat július 1-jén az Oregon és Idaho telephelyein belüli munkaerő 30% -át csökkenti." Ez az alapvető információ a beszédpontokban található, hogy azok, akik az információt szolgáltatják, nem véletlenül tévednek, ami zavart eredményez.
A következő néhány golyónak részletesebb információt kell adnia a folyamatról vagy a tevékenységről. Ha a beszédpontok papírja egy negatív eseményre válaszol, akkor pozitív információkat adjon meg, de ne próbálja meg alábecsülni a negatívokat. A média és a nyilvánosság tájékoztatást szeretne kapni a részletekről. Például: "Mi a folyamat a bejelentés bejelentésére, amikor azok megszűnnek? Van-e végkielégítés vagy átképzés?" Próbáljon előre felvenni ezeket a kérdéseket, és készen áll a válaszokra. Ne feledje, hogy a szóban forgó pontokhoz választott szöveget a hírek kézbesítői újra használják.
A beszédpontok papírának utolsó pontjainak a lényeges üzenetre kell összpontosítaniuk, amit a hangszórónak el kell hagynia. Ez kulcsfontosságú tény, terv vagy vízió lehet. Például: "Szomorúak vagyunk a problémáinkkal, amelyeket a családok szembesülnek ennek a döntésnek a következtében, de reméljük, hogy a gazdasági fellendülés rövid távú lesz." Mindenesetre ne vegye fel a beszédpontjaira a papírpontokat, amelyeket nem akar a szóvivőjének készíteni. A beszédpontok nem személyes dokumentumok, és a médiában olvashatók.
Miután befejezte a beszédpontok papírját, találkozjon az érintettekkel és a szervezet vezető vezetőivel a felülvizsgálathoz. Minden visszajelzést be kell vonni, és terjesszen ki olyan elosztási listát, amely magában foglalja azokat, akiket valószínűleg felkérnek, hogy beszéljenek, vagy megosszák az információkat a nyilvánossággal. Ez magában foglalhatja az érintett vezetőt vagy vezetőt, egy szóvivőt, másokat, akik részt vesznek a szervezetben való kommunikációban, és olyan személyzetet, akiknek szerepe van a nyilvánosság bevonásával.
tippek
-
Légy őszinte és világos. Tartsa meg a pontokat. Kevesebb pont jobb. A hangszórók egyszerre csak néhány pontot tudnak emlékezni.
Figyelem
Soha ne tegyél információt a beszélgetési pontokba, amelyeket nem akarsz nyilvánosságra hozni. Ne erőltesse túl a pozitívakat.
