A Purdue Egyetem Online író laborja (OWL) szerint a feljegyzéseket a problémák kiemelésére vagy megoldására írják. Az Észak-Kentucky Egyetem Üzleti Iskola kijelentette, hogy a feljegyzéseknek sok információval kell rendelkezniük korlátozott térben. A memo formázásának módja a cégtől, a feljegyzés céljától és a feljegyzések címzettjétől függ. A belső munkatársak tájékoztatása, elemzése és következtetései, a munkaidőkre vonatkozó információk vagy a berendezések megfelelő használatára vonatkozó utasítások.
A szükséges elemek
-
Papír
-
Toll és ceruza
Ismerje meg az emlékeztető alapvető célját és formátumát. A feljegyzések általában belső dokumentumok, amelyekkel a személyzet kommunikál. A célok tartalmazhatják a politikai emlékeztetőket, a cselekvési kérelmeket, a változás bejelentését vagy a hivatalos értesítést. A memo formátum egy fejlécet, bevezetést, testet, összefoglalót és zárást tartalmaz. A mellékletek a dokumentum alján találhatók.
Határozza meg emlékeztetésének célját, és mely mellékleteket tartalmazza, ha vannak ilyenek. Határozza meg a feljegyzés címzettjeit. Gyakran a felügyelők és a vezetők másolatot kapnak a feljegyzésekről, és előfordulhat, hogy szükség van egy másolatnak egy fájlba való felvételére. Határozza meg, hogy mit fog mondani, és írjon egy durva tervezetet. Ellenőrizze a vállalati irányelveket a memóriákhoz jóváhagyott levélpapírok használatához.
Töltse ki a fejlécet, kezdve a „Dátum” -val. Tartalmazza az elsődleges címzettek nevét és címét a „Címzett” részben. Ez lehet egy vagy több személy, vagy megadhat egy embercsoportot, például minden fiókkezelőt. A „cc” részben adja meg azoknak a nevét és címét, akik a memo másolatát kapják. Az „From” szakaszban adja meg az emlékeztetőt küldő személy nevét és címét. A „Tárgy” szakaszba foglaljon bele egy rövid címet, amely leírja a feljegyzés célját.
Adjon meg egy bevezető bekezdést, amely elmagyarázza az emlékeztető célját, hátteret ad a célnak, és áttekintést ad a következő bekezdésekben leírtakról. Ha az emlékeztető tartalmaz politikát vagy más kritikus információt, az olvasók figyelmeztetését is mellékelje.
A bevezetőt és az áttekintést kiterjesztő feljegyzés tartalmának vagy fő szövegének beillesztése. Például adja meg a házirend módosításához vezető hátteret. Válasszuk el és rendeljük meg a bekezdéseket a tartalom szerint. Használjon rövid bekezdéseket az emlékeztetőn. Ez a rész lehet egy vagy két bekezdés vagy több oldal, a feljegyzés céljától függően.
Helyezze be az összefoglalót és a zárást. Előfordulhat, hogy az összefoglaló nem szükséges az egyoldalas feljegyzésekhez, de hasznos lehet hosszú, összetett információkat vagy utasításokat tartalmazó dokumentumokban. Zárja be az olvasó megköszönését és segítségét a kérdések megválaszolásához vagy a feljegyzés tartalmának magyarázatához. Összefoglalás hiányában a záró bekezdésben foglalja össze a rövid összefoglalót. Tájékoztassa az olvasókat, ha a feljegyzés tartalma bizalmas.
Jegyezze meg az emlékeztető végén a feljegyzésben szereplő mellékletek listáját. A mellékletek listájának megjelöléséhez használja a „Csatolt” vagy „Zárt” szavakat. Ne tartalmazzon olyan mellékleteket, amelyek nem szerepelnek a feljegyzésben.
Jegyzet írása. A feljegyzõk általában az elsõ vagy aláíró feljegyzéseket a fejlécrészben, az „From” bejegyzés mellett helyezik el. A hivatalos feljegyzésnek szüksége lehet egy teljes aláírásra és dátum sorra a dokumentum végén.
tippek
-
Tekintse át a cégmemóriák másolatát a stílus és a formázás megismeréséhez. Kérdezd meg, hogy szükséges-e jóváhagyás a memo küldéséhez.Ellenőrizze az összes ténybeli információt, mielőtt beleírná a feljegyzésbe. Kérd meg valakit, hogy ellenőrizze az emlékeztetőt.
