Az alkalmazottakkal való hatékony kommunikáció az egyik kihívás, hogy menedzser legyen. Ellentétben a személyes beszélgetéssel, amelyben az üzenetet az átvevő személyre szabhatja, amikor az alkalmazottakkal beszélget, akkor mindenki számára megfelelő stílusban kell beszélnie. Ez különösen nehéz lehet negatív feljegyzés írásakor, amely kritikus vagy rossz híreket szolgáltat. Egy ilyen rakéta megköveteli, hogy a vezető legyen közvetlen, de tapintatos. A cél az, hogy ösztönözze munkatársait, hogy változtassanak cselekedeteikkel anélkül, hogy rossz érzéseket hoznának létre.
Először adja meg a rossz híreket. Negatív feljegyzés írásakor általában a legjobb, ha azonnal eljut a rossz hírekhez. Jelentős mennyiségű lead-up beillesztése az üzenetbe számos hátránya van: először is úgy hangzik, mintha elakadna; másodszor, néhány munkavállaló leállíthatja az olvasást, mielőtt eljutna a feljegyzés pontjához; és harmadszor, ha az üzenetet várták, sok alkalmazott kihagyja a bevezetést. Ennek a résznek a hangja egyenes, és a tények világosnak kell lenniük. Próbálja meg elkerülni a haragot vagy a túlzott negativitást.
Ajánlat ösztönzése. Miután lefektette a rossz híreket, helyezze át az emlékeztető hangját és fókuszát, hogy kissé optimistabb legyen. Ha a leveled kritikus volt, dicséret és bátorítás szavai. Ha kellemetlen híreket adtál, hangsúlyozd a pozitívat. A menedzserként végzett munkád célja, hogy soha ne legyen életben fontosabb feladat, mint a nehézségek idején.
Mutasson megoldást. Az egyik dilemmája, amellyel a munkavállalók gyakran szembesülnek a negatív feljegyzés fogadásakor, nem az, hogy tudják, hogy a felügyelőjük milyen lépéseket akar tenni. A levél harmadik és utolsó részében vázolja fel a munkavállalók által a helyzet javítása érdekében tett egyértelmű lépéseket. Ennek az utasításnak világos lépéseket kell tennie a munkavállalók számára, és optimista hangon kell megtenni.
Olvassa el hangosan. Mielőtt elküldené az emlékeztetőt, meg kell nézni, majd ki kell olvasnia. Először hangosan olvassa el magát, majd legalább egy másik személyt, aki visszajelzést adhat. Figyelmesen hallgassa meg a saját szóválasztásait, és próbáljon meg hallani bármilyen nyelvet, amelyet félreértelmezhet. Miután elvégezte ezeket a javításokat, a levélnek a nyelvtan, az írásjelek és a helyesírás helyesbítésének kell lennie - annak bemutatására, hogy a munkavállalók figyelmesen írják a levelet.
