Társasági szabályzatának teljes betartása azt jelenti, hogy az igazgatótanács üléseit a törvényeknek megfelelően kell elvégeznie. A tagok ellenőrzik a testület által az összejöveteleken elfoglalt tevékenységeket, de sokkal kevésbé mondják el, hogyan folytatódnak az ülések. Az ülések jegyzőkönyvei, amelyeket a bíróságok jogi dokumentumokként értelmeznek, annyira jelentősek, hogy az üzleti tanácsadó Carter McNamara szerint „… ha nem a jegyzőkönyvben van, akkor nem történt meg.”
Ismerje meg, mi következik be egy tipikus igazgatósági ülésen, ha a menedzsment súgójában egy minta napirendjét vizsgálja. Testreszabhatja ezt a napirendet a vállalat kultúrájának és céljának megfelelően. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Jelöljön ki valakit - általában az igazgatótanács titkára -, hogy jegyezze fel az ülést. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a McNamara által ajánlott információkat: cégnév, az ülés időpontja és időpontja, akik a találkozót rendelésre hívták, a résztvevők, az előterjesztett javaslatok, az összeférhetetlenségek, amelyek megakadályozzák a résztvevőt a szavazásról, a szavazás tartózkodásától és a megadott okoktól, amikor a a találkozó befejeződött és ki készítette a jegyzőkönyvet.
Döntse el, hogy van-e jelen határozatképesség - a legkisebb tagok száma a cselekvéshez. A Chicagói Polgári Jogok Bizottsága a törvénykönyv alapján javasolja, hogy ellenőrizze a szabályzatot, hogy megtudja, hány tag szükséges a határozatképességhez. A legtöbb vállalatnál egy egyszerű többség fog tenni. Például egy tíz tagú testület határozatképes lenne, ha hat volt jelen.
Kérje meg az igazgatótanács elnökét, hogy rendezze meg az ülést, mint ahogyan a mintavételi percekben a Management Help. A titkárnak részt kell vennie azáltal, hogy felhívja a tanács tagjainak nevét, akik hangosan válaszolnak, ha jelen vannak.
Kérdezd meg, hogy az igazgatósági tagok felülvizsgálták-e az előző találkozóról készült perceket, és ha javasolnak-e változtatásokat. Ezután kérdezze meg a többi tagot, ha egyetértenek a változásokkal. Jegyezze meg a megállapodást és a nézeteltérést. Akkor szavazzon, hogy meg kell-e tenni a változtatásokat. Ha a többségi szavazás igen, közölje, hogy a módosításokat a következő ülésen minden tag számára jóváhagyásra megküldik.
Kérje meg a bizottsági elnököket, hogy számoljanak be az utolsó találkozó óta történt eseményekről. Figyeljük meg, hogy a McNamara mintavételi percei azt mutatják, hogy a tagok milyen találkozókat vagy eseményeket írnak le.
Szavazás a testületi tagok által a feladat elvégzésére tett javaslatokról. Az indítványok példái egy tanácsadó felvétele a támogatások írására, ellenőrző listák és pénzügyi kimutatások jóváhagyására, és még a betegek számára is ajándékok küldésére.
Adja meg az igazgatósági tagoknak az „új üzletet” vagy a közelgő eseményeket. Konferenciákon vesznek részt, más résztvevőknek tudniuk kell? Vagy kérnek tanácsot egy adott kérdésben?
Megszakítja az ülést, és jelentse be az idő elhalasztásának idejét. Adja meg a következő ülés időpontját és időpontját. Adja meg, hogy a testület folytatja-e a „végrehajtó” ülést, ahol a nem igazgatósági tagok nem megengedettek.
