A könyvelési folyamatban a betéti jegyzeteket és számlákat használják, hogy segítsék a vállalkozásokat az értékesítés nyomon követésében. Míg a betéti jegyzetek a követelésekkel foglalkoznak, a számlák többnyire befejezett értékesítéssel foglalkoznak, amelyben a pénz már megváltozott. Függetlenül attól, hogy a beszedési megbízást vagy a számlát használják, fontos, hogy minden releváns információ szerepeljen a dokumentumban, így a jövőben is használható legyen a számviteli folyamatban.
Terhelési értesítés
A terhelési értesítés egy olyan értesítés, amelyet egy ügyfélnek küldött, hogy figyelmeztesse őt egy késedelmes összegre. A vállalkozások debit-jegyzetet használhatnak a késedelmes számlák gyűjteményekbe történő küldésének előfutára, mivel egy olyan értesítés, hogy egy fiók késedelmes lesz, vagy arra, hogy emlékeztesse az ügyfelet a korai fizetés kedvezményére.
Számla
A számlákat értékesítési tranzakciók rögzítésére használják. Például, ha egy vállalkozás kiállításon vagy konferencián van, és eladást végez, a vásárló és az üzleti vállalkozás egy számla másolatát kapja, így mindkét fél tudja, hogy mi volt az eladás, mikor és mennyiért. A számlákat az ügyfeleknek szállított értékesítési tételek is tartalmazzák.
Különbségek
A terhelési értesítés olyan információ, amely egy korábbi, még nem fizetett tranzakcióra vonatkozik, míg a számla egy befejezett értékesítési tranzakciót rögzít. A betéti jegyzetek a követelések számláján alapulnak, míg a számlákat olyan értékesítésekre használják, amelyekre már kifizetés történt.
Példák a felhasználásra
Ha egy ügyfél számlája késedelmes, a vállalat küldeményt küldhet az ügyfélnek, hogy emlékeztesse őt a fiók felügyeletére. A jegyzetnek tartalmaznia kell a megvásárolt tételt vagy tételeket, a vásárlás dátumát, a vételárat, az eredeti fizetési határidőt és az esetlegesen figyelembe vett pénzügyi költségeket. A számla egy példája, amikor az értékesítés történik, és az ügyfél részletezett átvételt kér. A számla tartalmazza a vásárolt tételt, az eladási árat, az értékesítés dátumát és a fizetési módot.
