Minden pályázati kérelemnek tartalmaznia kell egy fedő levelet, még akkor is, ha az ajánlat tartalmaz egy összefoglalót. Mindegyik más célt szolgál, és nemcsak jó benyomást hoznak létre, hanem azt is bizonyítják, hogy megértik mind az ügyfelet, mind a munka követelményeit. Mivel azonban egy fedő levélnek meg kell mutatnia, hogy megérti az ügyfél kulcsfontosságú követelményeit mini-javaslat nélkül, néhány ember nehezebb írni.
Állítsa be a jobb hangot
A leendő ügyféllel való kapcsolat és az RFP-készletben lévő utasítások meghatározzák, hogy a levélnek formális vagy személyes hangja legyen. Mindaddig, amíg őszinte és őszinte, személyre szabott levelek vannak, amelyekben megbecsüljük és köszönjük az ügyfelet, gyakran a leghatékonyabbak. Ilyen például a „Szeretném megragadni az alkalmat, hogy megköszönjem a segítségedet”, és „a segítséged és útmutatásod felbecsülhetetlen értékűnek bizonyult” a levélben.
Formátum és stílus
Levélpapír és üzleti levélformátum használatával a levelet három részre osztjuk: egy bevezetőt, egy testet és egy rövid záró bekezdést. Használjon szerif betűtípust, mint például Garamond, Georgia vagy Times New Roman, mivel sokan könnyebben olvashatják a serif betűtípusokat. Korlátozza fedőlapját legfeljebb egy vagy két oldalra.
A nyitás
Nyissa meg a levelet a rövid, releváns nyitónyilatkozattal, mint például a „Zárt a javaslat, amit megígértem neked” vagy „Élveztem beszélni veled a pályázati projektedről.” Kövesse ezt a bekezdést egy olyan bekezdéssel, amelyben teljes körű megértést közöl a konkrét az RFP-t irányító követelmények. Mondja el az olvasónak, hogy a javaslat tartalmaz-e bármilyen mellékletet, és ha igen, röviden jelölje ki a tartalmat, és fejezze be a bevezetést azáltal, hogy megadja az ár idézetének időkeretét.
A test
Adja meg a szükséges információkat, például a cég történetét, képesítéseit vagy hivatkozásait, amelyeket az RFP a levélben megkövetelhet. A levél hátralévő részét a legfeljebb négy fő ügyféligény kezelésére összpontosíthatja. Például a golyópontok segítségével összegezheti, hogy a terméke vagy szolgáltatása megfelel-e az ügyfél legfontosabb igényeinek. Ezután bontsa ki a többi pontot a többi bekezdésben.
A Bezárás
A záró bekezdésben feltétlenül adja meg a kapcsolattartó személy teljes körű tájékoztatását, beleértve a nevet, a címet, a címet, a telefonszámot, a faxszámot és az e-mail címet. Tartalmazzon egy „következő lépést” vagy cselekvési felhívást, mint például: „később kapcsolatba fogok lépni veled, hogy megválaszolhasson bármilyen kérdést, vagy esetleg a következő héten hívlak, hogy megvitassam ezt a javaslatot”. nevét és címét.
