Ha az Ön munkája rendszeres tájékoztatást nyújt a vezetőknek vagy a vezetői vezetőknek a szervezeti egység funkciói terén, akkor valószínűleg megoszthatja ezt a feladatot negyedévekre vagy három hónapos szegmensekre. Számos szervezet negyedéves időszakokat használ a számviteli és pénzügyi műveletekhez, ezért szükségük lesz egy rövid időre szóló tájékoztatóra. A negyedéves jelentésnek tartalmaznia kell egy összefoglalót és információt az üzleti folyamatokról, kiemelésekről, kihívásokról és az ebben az időszakban elért célokról. Előfordulhat, hogy még anekdotikus hivatkozásokat is tartalmaz, amelyek a negyedév során bekövetkezett tényleges események révén jelenthetik életüket.
A korábbi negyedéves jelentések tanulmányozása
Ha ez az első negyedéves jelentés, amit írsz, nézze át az előző jelentéseket - negyedéves vagy éves adatokat. Előfordulhat, hogy év végi információk kerülnek átvitelre a negyedéves jelentésbe. Előfordulhat, hogy a negyedéves jelentés előnyös formátuma is lehet. Valószínűleg rendben van, ha további, releváns információkat is tartalmaz; ugyanakkor ragaszkodjon az azonos formátumhoz, hacsak másképp nem utasítjuk. Ha még nem rendelkezik sablonokkal a korábbi jelentésekből, akkor hozzon létre egyet, így a következő negyedévben nem hozhatja létre ezt a lépést.
Az információforrás meghatározása
Hacsak a negyedéves jelentés nem kizárólag az Ön hatáskörébe tartozik, valószínűleg más forrásokból vagy részlegekből kell információt kapnia. Például, ha a jelentés pénzügyi adatokat igényel, lépjen kapcsolatba a számviteli vagy pénzügyi szekcióval, és kérje az adott negyedévhez szükséges adatokat. Ha az előző negyedévben rendelkezésre állnak adatok, kérje meg azt is, ha két negyedév közötti összehasonlítást szeretne elvégezni.
Tekintse át a jelentéstételi üzleti témákat
Gyűjtsön össze információkat a negyedéves jelentésben áttekintett üzleti témákról. Például, ha tanácsadó cég projektmenedzser, és a jelentés célja, hogy frissítse a vezetői csoportot a különböző megbízások előrehaladásával kapcsolatban, fontolja meg az egyes ügyfelek nevének felsorolását, majd kövesse az ilyen jellegű megbízások típusát:
- Ügyfél neve, megbízás típusa; például az Executive Coaching
- Ügyfél neve, megbízás típusa; például a Team Development Workshop
- Ügyfél neve, megbízás típusa; pl. Szervezeti értékelés
Minden egyes alterülethez adjon rövid leírást a megbízásról, beleértve az egyes személyeknek kijelölt személyzetet. Ha Ön a projektmenedzser, írja be a nevét és annak az ügyfélnek a nevét, akivel ebben az időszakban közölte, valamint leírja tevékenységét projektvezetőként. Ismertesse az elkötelezettség egyéb tevékenységeit, mint például az egyes kijelölt tanácsadók által működtetett órák száma és az egyes megbízások céljai, célkitűzései és eredményei. Például írhat,
"Az ABC tanácsadója, John Doe egy 2019. Február 1 - jén szervezett csapatfejlesztési tevékenységet. A workshop célja a 2018. December 1 - jén elvégzett szervezeti értékelés eredményeinek áttekintése, valamint a munkacsoport tagjainak a szervezeti misszióba történő újraindítása. "
A negyedéves jelentés hosszának és formátumának függvényében Ön a bíró, hogy milyen részleteket kell megadnia. Ez a rész a jelentés narratív elemét képezi.
A táblázatok hasznosak
Amellett, hogy hasznos a pénzügyi kép bemutatásában a negyedéves jelentéshez, a táblázatkezelőket az olvasók aggódnak az alsó sorban. Nem kell több oldalt is tartalmaznia az elbeszélő jelentésével, de a negyedéves tevékenységek kvantitatív ábrázolása az olvasóinak pillanatfelvételt készít az Ön üzleti területéről. Ugyanezzel a példával, ha több megbízást jelent, a táblázata tükrözheti a kezdő költségvetést, az égési elemzést, a költségeket és a becsült költségvetést mind a dollárban, mind a százalékban.
Írja be a bevezetőt és a következtetést
Miután összegyűjtötted az összes információt a jelentésedhez és elkészítetted a tervezetet, írd be a bevezetőt és a következtetést. A bevezetőnek tartalmaznia kell a jelentés, az információforrás, a tanszék vagy a projektek és a közönség időszakát. Ha a jelentés hosszadalmas vagy összetett, írjon egy összefoglalót, amely tartalmazza az egyoldalas összefoglaló legfontosabb információkat. A következtetésnek meg kell ismételnie a negyedév során a kiemelt pontokat, valamint röviden ismertetnie kell a negyedév során felmerült jelentős kérdéseket és a következő negyedévre vonatkozó előrejelzéseket.
