Az egyetlen vállalkozásnak több pozíciója lehet, hogy a műveletek zökkenőmentesen maradjanak, és az alkalmazottak elégedettek legyenek. Ezek közül kettő a titkárok és az irodavezetők, és nagyban különböznek a felelősség, a hatókör, az oktatás és a fizetés terén. Míg az irodavezető szorosan együttműködik a belső műveletekkel, a titkárok mind a vezetőket, mind a vállalatot szolgálják, különösen, ha a titkár általános recepciós feladatokat lát el.
Titkár munkaköri leírása
A titkárok két alapvető szerepet töltenek be, amelyek támogatást nyújtanak az irodavezetőknek vagy a vezetőknek, és ellátják az alapvető recepciós feladatokat. Válaszolnak telefonokra, találkozók és találkozók ütemezésére, jelentések vagy dokumentumok írására a vezetők és vezetők nevében, kezelni a bejövő és kimenő leveleket, és szükség esetén frissítik a szoftver dokumentumait. A tényleges feladatok a szóban forgó pozíciótól függően változhatnak, mivel a jogi titkárok a jogi ügyfelek kérdéseit kezelhetik és a betegmappákat orvosi környezetben frissíthetik.
Office Manager munkaköri leírás
Az irodai vezető felelős az alkalmazottak felügyeletéért és irányításáért az irodai környezetben. Az irodavezetők ismerik az üzletág és az adott osztály céljait, ezért biztosítaniuk kell, hogy a munkavállalók által végzett valamennyi munka megfeleljen az üzleti irányelveknek, céloknak és szabványoknak. Egyes vezetők feladatokat, feladatokat és projekteket delegálnak egy adott osztályban dolgozó munkavállalóknak. Az irodavezetőknek be kell tartaniuk a számviteli osztály által meghatározott költségvetéseket, és be kell tartaniuk a tervezett határidőket.
Oktatási követelmények
A titkárnoknak gyakran van középiskolai diploma. A munka további képzésére kerül sor, így a titkár megtanulja a vállalkozás belső műveleteit, és a képzési időszak alatt használhatja a számítógépes rendszert. A jogi és orvosi titkárok további igazolást igényelhetnek a Jogi Titkárok Országos Szövetségétől vagy az Igazgatási Szakemberek Nemzetközi Szövetségétől. Az irodavezetők gyakran poszt-középfokú képzést végeznek az irodai vagy adminisztratív szolgáltatások vagy támogatás területén. A középiskolai végzettség magában foglalja a főiskolai diplomát vagy társult diplomát.
Fizetési különbségek
Mivel az irodavezetők széles körű oktatási háttérrel rendelkeznek, és az irodában más alkalmazottakat is kezelnek, az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatalának közzétett fizetési adatai szerint magasabb fizetést kapnak, mint a titkárok. 2008-tól az irodavezetők és az alkalmazottak felügyelői évente 45.790 dollárt szereztek, míg a titkárok 2010-től 25,240 dollárt szereztek. A legjobban fizetett titkárok évente 36,910 dollárt keresnek, még mindig jóval az irodavezetők átlagánál alacsonyabbak.
