Sokan úgy gondolják, hogy a recepciós és a titkár ugyanazzal a munkával rendelkezik, ugyanazok a feladatok és a két munkakör helyettesíthető. Ennek oka, hogy a titkárok és a recepciósok gyakran válaszolnak a telefonokra, és írási feladatokat látnak el. A két munkahely teljesen más, mert a titkárnak és a recepciósnak különböző szerepe és követelményei vannak.
Titkár
A titkár feladatai a titkár típusától és a szervezet méretétől függenek. Az üzleti trendek a technológiai fejlődéssel megváltoztak. A múltban minden vezetőnek saját titkára volt. Az e-mail és az automatikus hangposta miatt a titkár több vezető számára is dolgozhat. Egy kis cégnél egy-egy titkár lehet az összes vezető számára. Ő kezeli az összes levelet, ütemezi a találkozókat, megrendeléseket ad és válaszol a telefonra. Ha a titkár csak egy vagy két menedzserért dolgozik, gyakran adminisztrátorhoz hasonló feladatokat kap. Például egy emberi erőforrás titkára ellenőrizheti a hivatkozásokat. A titkárnak általában legalább egy középiskolai diplomával kell rendelkeznie, és sok iroda szívesebben bérli azokat, akik szabadidős diplomával, titkárképzéssel vagy diplomával vagy igazgatási iskolával rendelkeznek. A titkárnak gyors gépelési sebességgel, számítógépes ismeretekkel és kommunikációs és személyi ismeretekkel is rendelkeznie kell.
Recepciósok
Egy recepciós, akit először lát, amikor belépsz egy üzlet ajtajába. A recepciós üdvözli a látogatókat, válaszol a telefonra, levelet és dokumentumokat ír, és a munkaterületen tisztán tartja a recepciót. A recepciós is beírhatja a látogatókat az üzleti életbe és az onnan, rendezheti a leveleket, fenntarthatja a munkavállalói látogatás naplóját és a kiigazított leveleket, jelentéseket és e-maileket. A középiskolai diplomát általában előnyben részesítik. De ha intelligens és barátságos viselkedés és megjelenés van, a munkáltatók gyakran értékelik ezeket a tulajdonságokat a formális oktatás során. Egyes vállalatok a State University szerint a munkahelyi képzést nyújtják a recepciósoknak.
A munkahelyi felelősség különbségei
A recepciós feladatai közé tartozik a vállalati látogatók üdvözlése; a titkár általában nem felelős a látogatók üdvözléséért. A titkár köszöntheti a látogatókat, de csak akkor, ha meglátogatják az egyik vezetőt, akit a titkár dolgozik. A titkár kifejezetten egy vagy több vezető számára dolgozik. A recepciós képviseli az egész vállalatot, és nem működik kifejezetten senkinek. A titkárnak további feladatai lehetnek, mint például a kinevezések ütemezése, az áruk rendezése, az utazásszervezés és a kis pénzkezelés. A típustól függően, például jogi, pénzügyi vagy marketing jellegű feladatokkal is rendelkezhet. A recepciós feladatai az általános egyetem szerint általánosak - üdvözlés, üzenetrögzítõk, üzenetek rendezése és egyéb, a vállalat által meghatározott kis feladatok.
Egyéb különbségek
A recepciós íróasztal gyakran a vállalat leglátványosabb területén található. Ő az első, akit lát, amikor belépsz a cégbe. A titkárság irodája vagy területe gyakran a menedzserek közelében található. Emellett a titkárnak általában legalább középiskolai diplomát és még főiskolai tanúsítványt vagy diplomát kell kapnia. A recepciós számára a középiskolai diploma előnyben részesül, de nem mindig szükséges. 2009-től a recepciósok és az információs hivatalnokok átlagos éves fizetése 26.010 dollár volt, az alacsonyabb szintű titkárok átlagos éves fizetése 31.060 dollár volt, az ügyvezető titkárok és az adminisztratív asszisztensek átlagos éves fizetése pedig 44 010 dollár volt, a Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint.
