A távollétekre vonatkozó megtorlásról szóló levél hivatalos lépés, amely megszüntetéshez, elbukáshoz vagy munkaidő csökkentéséhez vezethet. A levél azt jelzi, hogy a vezetésnek komoly aggályai vannak a munkavállaló munkához való elkötelezettségével vagy a feladatok felelősségteljes végrehajtására. A vállalati levélpapírra és a lezárt borítékban kézbesítő kézírásra való beírással hatással lehet. A cél az, hogy a munkavállalót arra kényszerítsük, hogy felismerje, hogy a részvételi rekordnak javulnia kell.
Tekintse át jegyzeteit, hogy megerősítse, hogy a munkavállaló szóbeli megvetést kapott a távollétekért. Jegyezze fel a szóbeli megtorlások időpontját és a munkavállaló válaszát. Ne feledje, ha a munkavállaló megígérte, hogy kijavítja a problémát, de ezt nem tette meg.
A munkavállalónak a levél első bekezdésében megfogalmazott elítélése. Tájékoztassa a munkavállalót arról, hogy a levél hivatalos távollétként szolgál a távollétekért, és hogy a helyzet folytatása esetén további korrekciós intézkedések lehetségesek.
A második bekezdésben részletezze a hiányosságokat. Használja az emberi erőforrások által rendelkezésre bocsátott munkalapokat vagy feljegyzéseket annak megállapítására, hogy a munkanélküli napok mennyire hiányoznak a felmentett vagy nem használt távollétekből. Mondja el a munkavállalónak, hogy a gyakori távollétek rosszak a munkavállaló és a vállalat számára. Magyarázd el, hogy a krónikus távollétek miatt a munkavállaló munkatársai elveszítik bizalmukat a munkavállaló felé, vagy a termelés elvesztése miatt a cég pénzt fizet.
Zárja be a levelet azzal, hogy elmagyarázza, mit kell tennie a munkavállalónak, hogy visszatérjen a pályára. Például magyarázza el, hogy a következő hat hónapban az alkalmazottnak írásban kell kérnie a szabadnapokat. Szintén vegye figyelembe, hogy a munkavállalónak orvosnak kell lennie a betegség miatt távollétek miatt. Mondja el a munkavállalónak, hogy a szabályok betartásának elmulasztása fegyelmi korrekcióhoz vezethet, akár a megszüntetést is beleértve. Az utolsó bekezdésben a munkavállalót tanácsadási programokra kell utalni, ha az ismétlődő személyes vagy családi problémák a távollét okai.
