Annyi politikai nyilatkozattal, amennyire léteznek olyan szervezetek, amelyek ezeket teszik, ezek a nyilatkozatok tisztázzák a szándékot, leírják, hogy a vállalat hogyan irányítja a politikát, és meghatározza a részleteket. A politikai nyilatkozatok arra szolgálnak, hogy megvédjék a szervezetet a félreértésektől, amelyek jogosulatlan viselkedést vagy pereket hozhatnak. Minden szakpolitikai nyilatkozatnak tartalmaznia kell a célját, a terminológiai definíciókat, a nyilatkozatot és a végrehajtás lépéseit.
Politikai cél
A szakpolitikai nyilatkozat első részében szerepel a cél. Egy szervezetnek sok politikai nyilatkozata lehet. Például az emberi erőforrásokban az egyik szakpolitikai nyilatkozat fedezheti a vállalati hozzáállást a megfelelő ruhára, mert a vállalat egy bizonyos képet szeretne projektálni ügyfeleinek. Egy másik HR szakpolitikai nyilatkozat részletezheti a vállalat munkavállalói utazási politikáját. Ez tartalmazhatja azt, amit a vállalat fizet, és mit nem. Ugyanebben a cégben a marketing osztály politikai nyilatkozata leírhatja a grafikai és fényképészeti rendelésre vonatkozó vállalati politikát.
Meghatározott terminológia
A szakpolitikai nyilatkozat második része a kulcsszó vagy a terminológia értelmezésének meghatározását tartalmazza. Ezt követően a házirend tartalmazhat egy listát azokról az emberekről, akikre az irányelv vonatkozik, a vállalaton belüli személyre, aki felelős a politika betartásának ellenőrzéséért, és arról, hogy a fellebbezéseket nézeteltérések esetén hogyan lehet irányítani. A belső vállalati irányelvekkel gyakran találja meg a házirend kezelésének eljárásait vagy lépéseit a politika harmadik részét követően.
A házirend-nyilatkozat
A szakpolitikai nyilatkozat harmadik része leírja a teljes politikát, a vállalat alkalmazási módját, ki vagy mi mentesül a politikai nyilatkozat rendelkezéseitől, a félreértések és a jogsértések megszüntetésének módját, és mennyi ideig marad a politika hatás. A munkavállalói kézikönyvben szereplő politikai nyilatkozatok alkalmazásával például egy vállalat elkerülheti a munkatársak közötti zavart, egyértelműen részletezve, hogy az alkalmazottak milyen körülmények között várhatóak.
Politikai funkciók
A szakpolitikai nyilatkozatok kapuőrként is működnek. Ha egy személy az irodai narancssárga színét szeretné festeni, például a vállalati logó színeit meghatározó politikai nyilatkozat, mivel a szokásos irodai színek lehetővé teszik a felügyelőjének, hogy elkerülje a csúnya konfrontációt, egyszerűen átadva a politikai meghatározás egy példányát. A világos politikai nyilatkozatok csökkenthetik a konfliktusok kockázatát és megszüntethetik a szabályok tisztességtelen szelektív alkalmazásának lehetőségét.
Politikai eljárások
A vállalati alkalmazottak kézikönyvein kívül az egyes szervezeti egységek rendelkezhetnek saját szakpolitikai nyilatkozataikkal, amelyek tükrözik a szabályok vagy jogi követelmények betartását. Az állományt értékesítő vállalatok számviteli részlegeiben a számviteli osztálynak eleget kell tennie a kormány által megállapított általánosan elfogadott számviteli elveknek, amikor a pénzügyi kimutatásokat nyilvánosságra hozza. Az egyik módja annak, hogy a számviteli személyzet betartsa ezeket a szabályokat és törvényeket, olyan politikai nyilatkozatok halmaza, amelyek bemutatják, hogy az osztály hogyan tartja be ezeket a szabályokat.
