A számlázási rendszer ugyanolyan elengedhetetlen lehet, mint a toll és a főkönyvi lap, vagy olyan kifinomult, mint egy számítógépes és szoftverprogram, amelynek célja, hogy a díjak kiszámításától a nyilatkozatok elküldéséig mindent kezeljen. A bibliai idők óta nem változott az alapértelmezett számlázási koncepciók. Még mindig van egy szolgáltató, a szolgáltatás felhasználója és a díjkötelezettség.
Számlázás kezdődik az emberekkel
Az Ön munkatársai minden ügyfél profilját képezik, mint az első lépést a számlázási rendszer kialakításában. Az adatkezelők összegyűjti a neveket, számlázási címeket és a díjak összegyűjtésének feltételeit. Ha egy harmadik fél, például egy biztosító társaság is részt vesz, az információ is biztosított. Az ügyfelek felkérhetik, hogy közvetlenül számlázzanak, vagy bankkártyával fizessenek.
Adatbevitel és ellenőrzés
Az ügyfelek által szolgáltatott információk egy szoftverprogramba kerülnek, vagy manuálisan kerülnek rögzítésre egy főkönyvi bejegyzésben. A hitel pontszámok és a biztosítótársaság lefedettségének ellenőrzése telefonon vagy weboldalon érhető el. A munkatársaknak olyan bizalmas információkat kell elérniük, mint a hitelminősítések, hogy teljes körű profilt hozzanak létre a számlázási rendszerhez, mivel egyes ügyfelek esetleg részletekben fizetik ki az adósságukat.
Kódolási számlák
Akár üzleti számla egy szolgáltatással (konzultációval), akár számos szolgáltatással (konzultáció, laboratóriumi díjak, anyagok és hasonlók), a pénzkövetéshez elengedhetetlen egy kódolási rendszer létrehozása minden szolgáltatás és termék kategorizálásához. Például egy fogorvosi beteg kiszámlázható a takarításért, de a díj akkor számít, ha a fogorvos a higiénikus helyett az eljárást nem ugyanaz, így két kódot használnak számlázási célokra. Az egyik kód aranykoronát jelenthet, míg a másik a kevésbé költséges porcelán sapkát jelenti. A kódok kettős feladatot tesznek lehetővé, így nyomon követheti a költségeket és a kategóriákat, így mindig tudja, hogy mennyi időt és erőforrást költenek el.
Számlák kibocsátása
Van néhány módja annak, hogy beállíthassa számlázási rendszerét. Egyes vállalkozások tulajdonosai minden hónapban minden nap ugyanazon a napon számolnak be. Ha nem használja a számítógépet ennek a feladatnak a kezelésére, a következő öltöny értelme. Alternatívaként az elektronikus számlázási rendszer lehetővé teszi az ügyfelek „szolgáltatás dátuma” szerinti rendezését. Például a július 10-i szolgáltatás automatikusan generál egy nyilatkozatot augusztus 10-én a szokásos, 30 napos számlázási ciklusok használatával. Az Ön pénzáramlását jobban lehet szolgálni, ha a szolgáltatástól számított néhány napon belül nyilatkozatokat küld. Az ügyfelek számlázásához mind a csiga-, mind az elektronikus számlázást használhatja.
A számlák nyomon követhetők
Az esedékességi határidők megjelenése és elvesztése a cégek számlázási rendszerének fontos részét képezi. A „késedelmes” díjak rögzítésével összehangolt fizetési emlékeztetők egy másik előnye a számítógép alapú számlázási rendszer fenntartásának. Alternatívaként a számviteli személyzet tagjai egy „forró fájlrendszert” használhatnak, amely egy gördülő listát tartalmaz az esedékességi határidőkről, amelyek arra késztetik a telefonhívásokat, hogy emlékeztessék az ügyfeleket arra, hogy egy esedékesség napja után számlát fizessenek.
Gyűjtési szolgáltatások, ellenőrzések és közreműködők
Előfordulhat, hogy inkább a saját gyűjtési szolgáltatásait kezeli, nem pedig külső ügynökséget használ a nem fizetési problémák felügyeletére. Az időszakos, önellenőrző gyakorlatok sokféle számlázási rendszer szabálytalanságot eredményeznek. A számlázási rendszer minden aspektusának gondozására létrehozott elszámolóháztól az ügyfélhitel-ellenőrzéstől a kibocsátásig. Ezek a szolgáltatások nem olcsóak, de ha inkább számlázást szeretne, akkor a kompromisszum megéri a költséget.
