Bármely találkozó vagy projekt sikeresebb, ha az ülések során feladatokat rendeznek, és a találkozón kívül befejeződnek. A 3W (Mi, Ki és Mikor) egyszerű képletének követése a találkozókra való felkészülés érdekében növeli az eredményességet az értekezleten és az időn kívül. A megfelelő cselekvési hozzárendelés csökkentheti az utókövetéssel kapcsolatos problémákat. A jó cselekvés segít a jó ötletek és a problémák megoldásának tesztelésében, valamint az ülésen hozott döntések végrehajtásában.
A szükséges elemek
-
Papír vagy jelölő tábla
-
Toll vagy száraz törlés jelölők
Az ülés lezárása előtt ellenőrizze az ülésen azonosított intézkedéseket, és határozza meg, hogy szükség van-e további feladatokra is. Kezdjük azzal, hogy mit csinálnak. Kérdezd meg a csoportot: "Milyen tevékenységeket kell tennünk ahhoz, hogy nagyszerű eredményeket érjünk el?" Ez segít abban, hogy a csoport megértse, mit kell tenni, és miért fontos a projekt vagy a csapat számára. A cselekvési tétel megfogalmazásakor ügyeljen arra, hogy cselekvési igéket használjon, és készen álljon arra, hogy részletezzen arról, hogy mi a valójában szükséges ahhoz, hogy a fellépést megfelelően elvégezzék.
Ezután lépjen a WHO-ra, és minden egyes cselekvést megteszi, hogy megkérdezze a csoportot: "Kik azok a legjobb emberek, akik ezeket a műveleteket végezhetik?" Minden akciót valakinek kell megadni, vagy nem fog megtenni. Ez Ki az a csapat vagy projekt tag, aki vállalja, hogy felelősségteljes és elszámoltatható minden, a hozzárendelt tevékenység végrehajtásához szükséges tevékenységért. A cselekvés a legjobban képzett személy vagy egy alcsoporthoz rendelhető, vagy valaki a találkozón önként jelentkezhet a cselekvés elvégzésére. Ha az akciót az ülésen kívüli személyhez rendelték, akkor az ülésen valaki felelős azért, hogy megmagyarázza a hozzátartozó tevékenységet az ülésen nem szereplő személynek.
Végezze el a WHEN részt, mielőtt elmozdítaná a cselekvéseket és a szüneteltetésre. Kérdezd meg a csoportot: "Mikor vannak ezek az intézkedések, hogy időben befejezzük projektjeinket?" Az egyes cselekvések esedékességének naptári dátumnak kell lennie, amikor a csapatnak vagy projektnek meg kell tennie a munkát. Ezt soha nem szabad üresen hagyni vagy ASAP-ra írni, mert az a dátum biztosítja, hogy valaki felelős legyen a cselekvés időben történő végrehajtásáért. Egy dátum hozzárendelésével a műveletet végző személy képes lesz az új feladatot ütemezni a másik munkájukkal, és meg tudja határozni, hogy lehet-e érvényes oka annak, hogy a művelet nem teljesülhet a csoport kívánt dátumát megelőzően. késő.
Az értekezlet után helyezze el a 3W műveleteket az értekezlet nyilvántartásaiba, és terjessze az összes résztvevőnek, aki részt vett az ülésen, vagy akit kapott. Ez dokumentálja az összes fellépést és a felelősséget, valamint a cselekvések esedékességét.
tippek
-
Ha további megbeszélésre van szükség, amikor az emlékeztető erre a találkozóra kerül elküldésre, az az adott időpontig esedékes tevékenységeket, valamint a szokásos ülések részleteit tartalmazza.
