Egy adott témával kapcsolatos szeminárium megtartása új dolgokat taníthat az embereknek, újratervezheti az embereket valamiről, amit már ismernek, és előrelépést mutat be az iparágban. A szeminárium megtartása azonban költséges lehet. Számos döntés meghozatalára van szükség, hogy megtudja, mennyi pénzt szánjon a szeminárium költségvetésére és számos tényezőre, amelyek befolyásolják a teljes költséget.
A szükséges elemek
-
Szeminárium költségvetése
-
A résztvevők becslése
-
A szállítók listája
-
Előző szeminárium-terv
Kezdje el a költségvetés tervének elkészítését a szemináriumra vonatkozóan annak meghatározásával, hogy mennyi pénzt kell rá fordítania. Ha a szervezet egy bizonyos összeget adott az eseménynek, akkor tudnia kell, hogy mi az. Ha azt tervezi, hogy felszámolja a szemináriumot, még akkor is, ha megtörténik a törés, akkor meg kell határoznia, hogy mennyit kell fizetnie a várható résztvevők számától és az esemény várható előrejelzett költségétől függően.
Határozza meg az esemény teljes költségét a szeminárium megtartásához szükséges elemek listájának elkészítésével. Olyan dolgokat tartalmaz, mint a létesítmény bérlésének költsége, ha nincs rendelkezésre álló hely, az audiovizuális eszközök bérleti díja az előadók számára, az előadók költségei, ha azok fizetésre kerülnek, a nyomtatott kiadványok és tollak költsége, valamint az asztalok és székek bérbeadásának költsége, ha ezt tervezi.
Kérjen költségvetési tervet egy korábbi szemináriumtól, amelyet a szervezet tartott, hogy megértse, hogy mennyit fizetett az egyes elemekért. Azt is szeretné, hogy listát kapjon az ajánlott gyártókról, amelyeket a szervezet korábban használt. Ha a szervezet nem ajánlhat semmilyen szállítót, lépjen kapcsolatba a helyi kereskedelmi kamarával vagy más szervezetekkel, amelyekkel jó kapcsolata van, és kérdezze meg, ajánlja-e a kereskedőket. Hívja fel a használni kívánt gyártókat, és kérjen becsléseket a szemináriumon tervezett résztvevők számától függően.
Kövesse nyomon a szállítói becsléseket egy űrlap létrehozásával a számítógépen. Készítsen egy szekciót minden szükséges elemhez. Készítsen például egy „audiovizuális” címkével ellátott szekciót és írja be a cégbe a hozzávetőleges árat. Ha árajánlatot kap két cégtől, vegye fel mindkettőjüket és áraikat. Csináld ezt a lista összes elemére és az összes összegre. Ha a hasonló gyártóktól eltérő árakat kap, akkor kezdje hozzá a kívánt eladó mennyiségét, és váltson a kevésbé költséges eladóra, ha a teljes költsége túl költséges.
Hasonlítsa össze a szeminárium összes előrejelzett költségét a vállalat által tervezett összeggel, hogy megnézze, elfogadható-e. Ha a költség túl nagy, fontolja meg a résztvevők felszámolását a szemináriumon való részvételre. Oszd meg a szeminárium költségeit, vagy a szeminárium költségeit a költségvetésen túl, a várható résztvevők számával, hogy meghatározzuk, hogy mennyit kell felszámolni az emberektől.
