Robert rendszabálya széles körben elfogadott iránymutatás, hogy a csoportok hogyan tarthatnak találkozókat és döntéseket hozhatnak együtt. A jegyzőkönyvek hivatalos jegyzőkönyvei annak, hogy mi történik az egyes üléseken, a jegyzőkönyvek döntő forrásai bármely csoport döntéshozatali folyamatban. A találkozó jegyzőkönyve nem feltétlenül izgalmas, de világosnak és könnyen érthetőnek kell lenniük. Pontos módszer van a percek megtartására Robert szabályai szerint; ennek a képletnek a követése megkönnyíti a jövő olvasóinak, hogy kövessék és megértsék az eljárást és az eredményt.
Robert rendelési jegyzőkönyveinek kezdete
A gyűlések jegyzőkönyvének minden egyes sorozata Robert szabályzatának megfelelően ugyanazokat a részleteket kell tartalmaznia, amely az olvasó számára általánosan megérti az ülés célját. Mindig az első bekezdéssel kezdődik, amely a következőket tartalmazza:
- A rendes, különleges, éves, rendszeres vagy más módon megtartott találkozó.
- Az ülés időpontja és helye. Ha az összes találkozó ugyanazon a helyen van, hagyja ki ezt a részletet
- A találkozót betöltő szervezet neve
- Megerősítés, hogy a szervezet elnöke és titkára jelen van az ülésen. Ha nem, adja meg az egyes személyek nevét
- Adja meg, hogy az előző ülés jegyzőkönyveit elolvasta és jóváhagyta. Ha az előző találkozó nem volt rendszeres találkozó, adja meg az ülés időpontját.
A jegyzőkönyv fő testülete
A fennmaradó rekordok többsége tele lesz az ülés részleteivel. A titkár, aki jegyzőkönyvet vesz fel, rögzítheti az ülést és később elkészítheti a rekordot, hogy biztosítsa az összes találkozó részletének tisztességes és teljes nyilvántartását. Mindig tartson másodlagos rögzítési módszert, például laptopot vagy notebookot, plusz tollat és papírt, ha az elsődleges módszer nem sikerül.
Tartalmazza az összes hivatalos beszélgetési pontot az ülésen. Részletes megjegyzéseket készíthet:
- Az ülésen tett bármely indítvány, valamint a mozgást kezdeményező személy neve.
- Az ülésen a testület előtt feltett kérdés.
- Az összes indítvány végleges megfogalmazása és elrendezése.
- Az egyes szavazásokról szóló tájékoztatás, beleértve a név szerinti szavazást, a számított szavazást vagy a szavazás szavazását.
- Hogy a gyülekezet egy kvázi-bizottságba vagy egy bizottságba került-e az egész, és ennek a törvénynek az eredményei.
- Minden ügyrend és fellebbezés, valamint az elrendezésük, valamint az elnök által az egyes döntésekhez adott okok.
- A tagok esetlegesen rendezetlen észrevételeinek feljegyzése, ami azt eredményezte, hogy a széket rendezetlennek nevezték el.
- Minden egyéb hivatalos tárgyalás a szobában.
A találkozó jegyzőkönyvének befejezése
A jegyzőkönyv utolsó bekezdésének tartalmaznia kell az elnök által megfogalmazott záró megjegyzéseket, valamint az ülés hivatalos megnyitásának időpontját. Ha a találkozón vendégelőadók voltak, feljegyezzék a nevüket és az előadások témáját az utolsó bekezdésben. Írja alá az ülés jegyzőkönyvét, és írja alá az elnökét is. A felvételi titkár aláírása a dokumentum hitelességének jogi bizonyítéka, ezért elengedhetetlen, hogy aláírja a dokumentumot, mielőtt azt benyújtja, vagy továbbítja azt másoknak.
