Az információk tárolására szolgáló dokumentumok tárolása nagyszerű módja annak, hogy megtartsuk a szervezettséget. Ahhoz, hogy még szervezettebbek legyenek, használjon lógó mappákat a fájlokat egy iratszekrényben. A legtöbb fájlszekrény-fiók fiókos oldallal van ellátva, hogy a fájlokat lóghassa. A függő mappák az összes fájlt függőleges helyzetben tartják, így a papírok nem esnek ki, és helytelenül helyezkednek el. A függő fájlok a fájlfiókokban lévő sávok mentén is csúsztathatók, így könnyen hozzáférhet az információkhoz.
Ellenőrizze a fájlszekrényeket, hogy megbizonyosodjon róla, hogy letöltheti a fájlokat. Néhány fájlszekrényben bárok találhatók, amelyek a fiókok oldalához kapcsolódnak, míg mások beépített helyeket tartalmaznak a fiókok oldalain. Ha szükséges, szerelje fel a függő fájlok rúdjait.
Vásároljon dobozokat lógó mappákról egy irodai áruházból. Ezek sokkal nehezebbek, mint a szokásos mappák, és mindkét végén egy fémrúd van a tetején. Különböző színekben és méretekben is megtalálhatók. Győződjön meg róla, hogy lógó mappákat talál, amelyek illeszkednek a fájlszekrénybe. Például ne vásároljon jogi méretű mappákat, ha a fájlszekrény nem elég nagy ahhoz, hogy azokat megtartsa.
Készítsen füleket a függő mappákhoz. A legtöbb függő mappa műanyag fülekkel van ellátva, így címkéket készíthet nekik. Adjon meg egy adott címkét minden mappához, így nem kell keresnie a dolgokat. A címkék mindent rendkívül szervezettek és könnyen hozzáférhetők. Jellemzően a címkék a műanyag fülekbe csúsznak, és a fülek behelyezhetők a mappák belső felső peremén lévő résekbe. Húzza a füleket a mappák tetejére úgy, hogy az összes fül könnyen látható legyen a fiókok kinyitásakor.
Helyezze a papírmunka vagy más dokumentumokat a mappákba. A dokumentumokat közvetlenül a függő mappákba helyezheti, vagy inkább a szokásos mappákba helyezheti a dokumentumokat, majd helyezheti azokat a függő fájlokba.
Fájlba kell helyezni a függesztett mappákat a fájlszekrény fiókjába, és győződjön meg róla, hogy az oldalsó kampók a fiókokon fognak. Rögzítse a mappákat a fülekkel lefelé. Rendezze őket logikusan - például betűrendben vagy dátum sorrendben.
