Az iratszekrény általában egy irodai bútorra vonatkozik, amely fájlokat és dokumentumokat tárol. A szekrények különböző méretűek. Néhányan zárolják az illetéktelen hozzáférést, míg más szekrények könnyen szállíthatók és bárki számára hozzáférhetők. A nagymennyiségű fájlokkal rendelkező vállalkozások, például kórházak, ügyvédi irodák vagy iskolák gyakran tartanak szekrényeket, amelyek nem mozoghatnak könnyen.
alapjai
A dokumentumok többféleképpen állíthatók be. Szisztematikus megközelítés kifejlesztéséhez elemezni kell a fájlokban tárolt információkat. Brainstorm különböző módon, így kiválaszthatja a legjobb módszert. Például, ha a gépjárműalkatrész-beszállítókról nyilvántartást vezet, akkor a cég nevén alapuló ábécé szerinti megközelítést használhat. Ön is létrehozhat egy módszert a beszállítók régiók szerinti elkülönítésére (például Dél, Nyugat, Kelet, Nemzetközi). Ha a hüllőkről nyilvántartást vezet, akkor a módszer a hüllők tudományos nevükkel vagy a fájl létrehozásának időpontjával történő megszervezésével járhat.
Dokumentum kezelés
Miután elkészítette a kielégítő módszert, győződjön meg róla, hogy írja le azt úgy, hogy más emberek megértsék és követhessék a nyilvántartási rendszert. Biztosítani kell azt is, hogy a fájlok megfelelően megmaradjanak, mert a rendszer gyorsan hatástalan lesz, ha a fájlok hiányosak (például hiányzó adatok) vagy helytelenül tárolódnak (pl. A bejelentési kategóriák figyelmen kívül maradnak). Például, ha a nemeket színenként választja el, akkor a fájlokat létrehozóknak emlékezniük kell arra, hogy megkülönböztessék a férfiakat és a nőstényeket.
Előrejeleznie kell a növekedést, és szükség esetén további szekrényeket vagy helyet kell hozzáadnia. Ellenkező esetben a rekordokat túl szorosan töltik be. Azt is fontolja meg, hogyan lehet megkülönböztetni az inaktív fájlokat és adott esetben az inaktív fájlokat elpusztítani vagy megsemmisíteni.
szempontok
Sok vállalkozás olyan dokumentumszervezési rendszereket valósít meg, amelyek eredeti dokumentumokat vagy másolatokat használnak. Az új fájlrendszer létrehozása előtt azonban meg kell vizsgálnia a virtuális lehetőségeket. Például megvásárolhat egy szoftver- és bemeneti adatot egy belső vagy web-alapú kiszolgálóra. Még akkor is, ha jelenleg fájlrendszer van, értékelni kell az adatok átvitelének idejét és költségét a lehetséges költségmegtakarítással és a digitális vagy webes tárolás hatékonyságával. A Needles esetkezelő szoftvert használó ügyvédi irodák jelentős időt tölthetnek az adatok átvitelében, de ha a rendszer teljesen működőképes, számos előny létezik, mint például a távoli helyekről érkező fájlokhoz való hozzáférés.
