Az egyházi ülések jegyzőkönyvei az igazgatóság vagy a bizottság tevékenységének hivatalos, jogi nyilvántartását adják. Ezek történelmi jelentőséggel bírnak, és külső felek is használják őket; például a hitelintézetek megállapítják, hogy az egyház építési projektet hagyott jóvá, mielőtt kölcsön adna neki. Könyvvizsgálói és az IRS azt is vizsgálja, hogy bizonyos pénzügyi tranzakciók engedélyezték a jegyzőkönyvet. A legtöbb szervezetnél a titkár vagy a titkárnő veszi a jegyzőkönyvet.
tartalom
Míg a konkrét tartalom bizottságonként változik, általában az összes egyházi szervezet percei:
- A találkozó adatai, mint például az idő, a dátum, a hely, akik részt vettek, és akik elnököltek.
- Az ülést rendszeresen megrendezik, vagy egy különleges találkozót, és, ha különleges, aki hívta az ülést, és milyen célra - csatolja az ülésről szóló értesítés egy példányát.
- Rendelte fel az ülésen bekövetkezett eseményeket.
- Megszakítás és idő.
- A titkár aláírása és a jegyzőkönyv elfogadását követően az elnöke.
A perckészítés egyik legnehezebb aspektusa az, hogy meghatározzuk, mennyi részletet kell rögzíteni. A Mennonite Brethren Historical Commission javasolja a döntésekhez vezető megbeszélések főbb pontjainak rögzítését, valamint a figyelembe vett alternatívákat, valamint összefoglalót arról, hogy miért választotta a bizottság a másikra egy alternatívát. A pénzügyi elszámoltathatósági evangélikus tanács azt sugallja, hogy az igazgatótanács olyan politikát alakít ki, amely az egyéni titkártól függetlenül következetes. Azt javasolja, hogy elegendő részletet tartalmazzon annak igazolására, hogy a fórum prudens volt, de nem annyira, hogy a jegyzőkönyv egy regényként olvasott.
A jegyzőkönyv elfogadása
Az ülés kezdete előtt szerezzen be egy példányt a napirendről. A találkozó előrehaladtával részletes megjegyzéseket készít az ülések adatairól, az igazgatósági jelentésekről, a vitákról és a cselekvésekről mivel az igazgatótanács minden napirendi ponton halad. Jegyzetek, határozatok és döntések rögzítése, de a viták összegzése. Győződjön meg róla, hogy tartalmazza a mozgást kezdeményező vagy akciót kezdeményező személyek nevét és az esetleges összeférhetetlenségeket. Miután a találkozó befejeződött, írja át és tömörítse a jegyzeteit, hogy tartalmazza a megfelelő részleteket, és tegye azokat megfelelő formátumba, kezdve a találkozó adataitól, majd folytassa a napirend sorrendjét.
A jegyzőkönyv megőrzése
Miután befejezte a jegyzőkönyv tervezetét, terjessze a dokumentumot a tagoknak. A találkozóra írt perceket korrekcióval vagy anélkül jóváhagyják a következő ülésen. A jegyzőkönyv elfogadása után készítsen végleges másolatot, majd írja alá a dokumentumot, és kérje meg az elnököt, hogy írja alá azt is. Tárolja a perceket időrendi sorrendben laza levélkönyvben, az ülés napirendjével együtt. Ennek a laza levélnek tartalmaznia kell egy tartalomjegyzéket és az egyházi törvények és alkotmány másolatait is. Bizonyos ponton, talán évente, percek is szakmailag köthetők.
