A belső ellenőrzések olyan politikák, amelyek megakadályozzák a vállalat értékes vagyona lopását és kárát. A tárgyi eszközök, mint például az ingatlan, a termelési eszközök, a leltár és a készpénz, bármikor kihívást jelenthetnek, de a tárgyi eszközök kezeléséhez szükséges belső ellenőrzések megismerése segíthet megőrizni a tulajdonát.
Ellenőrzött hozzáférés
Ellenőrizze a műveletek kulcsfontosságú területeire való belépést, mint például a készlettároló létesítmények, készpénzes páncélszekrények és berendezések, zárakkal vagy biztonsági ellenőrző pontokkal. Elektronikus rendszerek állnak rendelkezésre, amelyek lehetővé teszik, hogy hagyományos kulcsok használata nélkül korlátozza az érzékeny területekre való belépést a kijelölt személyzetbe. Ezek a rendszerek képesek arra, hogy naplót tartsanak arról, hogy a munkavállalók bizonyos időben bizonyos területeken férhessenek hozzá.
Delegációs kérdések
Csak a nyílt hozzáférést a készletekhez, készpénzhez és egyéb értéktárgyakhoz tartozó tevékenységeket átruházza a legmegbízhatóbb munkavállalóira. A Montana.edu szerint a vezetők nem engedhetik meg, hogy bárki aláírja a vezető nevét a beszállítókkal, a forgalmazókkal vagy az ügyfelekkel való foglalkozás során, és nem engedheti meg, hogy a munkavállalók kizárólagos ellenőrzést gyakoroljanak a szállításra vagy a készpénzkezelésre.
Biztonsági kérdések
A tárgyi eszközök biztonsága szempontjából elengedhetetlen a részletekre való fegyelmezett figyelem. Minden munkanap után alaposan zárja be, zárja be és rögzítse a helyiségeit, és használja a kamera felügyeletét, hogy rögzítse a vádlókat vagy a gyanús tevékenységet. Gyakran készítsen bankbetéteket, és csak annyi készpénzt tartson fenn, amennyire szükséges.
Hozzáférési útvonalak
Lehetőség szerint rögzítse a hozzáférést az érzékeny területekhez. A siterooms.com szerint a hozzáférés-nyilvántartások kulcsfontosságúak a hatékony belső ellenőrzésekhez. Tartsa meg elektronikusan a korlátozott területekre való belépést. Szükséges pénztárak számára, hogy egyedi azonosítóval jelentkezzenek be pénztárgépekbe, és ne engedélyezzék a pénztárgép megosztását. Szükség van arra, hogy a munkavállalók jelöljék meg kezdőbetűiket a banki betéti számlákon, a szállítási formanyomtatványokon, a pénztárgép szalagokon és más ellenőrzési dokumentumokon.
Fizikai ellenőrzések
Rendszeresen és véletlenszerűen ellenőrizze a leltárt, a berendezéseket és a bankszámlákat, hogy a gyanús tevékenységet hamar elkapja. Fontolóra vegye egy harmadik fél auditáló cégének használatát az ellenőrzési eredmények megbízhatóságának biztosítása érdekében.
Ne engedje, hogy a munkavállalók saját felelősségi körüket ellenőrizzék. Például ne engedje meg, hogy a szállítmányok fogadásáért felelős munkavállaló ellenőrizze a nyersanyagok leltárát, és ne hagyja, hogy a bankbetétet készítő munkavállaló ellenőrizze a bankszámlakivonatokat és a pénztárgép nyilvántartásokat.
Átláthatóság
A fent említett fogalmak és technikák segíthetnek a veszteségek és a károk megelőzésében, de a belső ellenőrzési politikáinak teljes átláthatósága az alkalmazottak, az ügyfelek és az üzleti partnerek számára megakadályozhatja az események előfordulását. Például mondja el az alkalmazottaknak, hogy a korlátozott területekre való belépés naplózásra kerül; az ügyfelek tudják, hogy a helyiségeit videomegfigyeléssel figyeli; és engedje meg, hogy beszállítói ismerjék meg a belső ellenőrzési politikát.
