A készpénzkifizetések azt jelenti, hogy egy szervezet, például egy üzleti vagy kormányzati ügynökség szabályozza a pénzeszközök felhasználását. A kifizetések az üzlet különböző területeire, vagy a munkavállalói juttatások és egyéb felhasználásokra létrehozott különböző számlákra történnek. A szervezetek belső ellenőrzéseket vagy önállóan létrehozott szabályokat dolgoznak ki a pénz kifizetésére. Az ilyen belső ellenőrzések általában szükségesek ahhoz, hogy a szervezet működjön, de olyan gyengeségekkel rendelkeznek, amelyeket a szervezet vezetői jegyeznek be.
Nem megfelelő vezérlések
A belső ellenőrzéseket a vállalkozás hozza létre és határozza meg, tipikusan egy vállalat igazgatótanácsa, hanem minden típusú szervezet vezetői. Ezek a döntések nem mindig megfelelőek. Bizonyos területeken az ellenőrzések túlságosan lazaak lehetnek, ami biztonsági aggályokat okozhat, és másokban túl szigorúak, ami időigényes és nem megfelelő finanszírozási késedelmet eredményez. Ez az egyik oka annak, hogy a szervezetek úgy dönthetnek, hogy speciálisan ellenőrzik a belső ellenőrzéseket, hogy külső véleményt kapjanak.
Hiányzó vezérlők és különleges körülmények
Ha a belső ellenőrzéseket nem szabályozza külső hatóság, akkor is előfordulhat, hogy néhány szükséges vezérlést kihagyhat. Például egy szervezetnek részletes ellenőrzése lehet a szokásos üzleti projektek készpénz-kifizetésére, de veszteséges lehet, ha az új támogatási program kifizetését illeti, egyszerűen azért, mert az adott körülményre vonatkozóan nem hoztak létre szabályokat. Az ilyen vak pontok a nem megfelelő ellenőrzésekkel kapcsolatos jövőbeni problémákhoz vezethetnek.
felelősségre vonhatóság
Az elszámoltathatóság a belső ellenőrzések biztonságát, valamint a hibás magatartás és a visszaélés ellen való képességét jelenti. A nagy készpénzes kifizetések kezelése során lehetőség van a sikkasztás és más lopás vagy csalás lehetőségére. A hibás nyomkövető rendszerekkel rendelkező belső vezérlők (például a rendszerbe történő bejelentkezés hiánya) vagy egyéb problémák gyenge elszámoltathatósági funkcióval rendelkeznek. Hézagokat hoznak létre, amelyek a céget a gátlástalan viselkedés révén pénzt veszíthetnek el.
Folyamatos alkalmazkodási problémák
A készpénzfizetés ritkán történik ugyanolyan módon a szervezet egész életére. A jóváhagyási rendszerek és folyamatok a szervezet alakjával és az új technológiák fejlesztésével változnak. A biztonsági intézkedések megváltoztathatják azokat a csatornákat, amelyeken keresztül a készpénz mozog. Az új kormányzati rendeletek további lépéseket tehetnek. A belső ellenőrzések azonban nem változnak olyan gyorsan, hogy egy szervezet lemarad, mivel megpróbálja eleget tenni az új követelményeknek elavult stratégiákkal.
