A belső ellenőrzések olyan eljárások, amelyeket a vállalatok fejlesztenek, hogy megvédjék az eszközöket, és pontos, megbízható pénzügyi kimutatásokat készítsenek. Ha egy vállalatnak nincs erős belső ellenőrzési eljárása, a csalás sokkal könnyebb. A szervezeteknek meg kell védeniük magukat az esetleges fenyegetések ellen, gyakran figyelemmel kísérve a belső ellenőrzési rendszerüket, és erősebbnek kell lenniük.
Pontatlan pénzügyi kimutatások
Ha egy szervezet észleli, hogy pénzügyi kimutatásaiban pontatlanságok merülnek fel, problémát okozhat a szervezet belső ellenőrzési rendszere. A belső ellenőrzések egyik alapvető alapja a feladatok elkülönítésének elve. Ez azt jelenti, hogy a különböző alkalmazottak a számviteli feladatok különböző területeit kezelik. Ha ugyanaz a személy kezeli az összes feladatot, ez egy gyenge belső ellenőrzési rendszer jele. Ha a pénzügyi beszámolóban pontatlanságok merülnek fel, a vállalatnak meg kell vizsgálnia az általa használt számviteli eljárásokat.
Hiányzó dokumentáció
Ha egy vállalat nem talál bizonyos dokumentumokat, például számlákat vagy vásárlási megrendeléseket, ez egy másik jele lehet a gyenge ellenőrzéseknek. Egy szervezet kidolgozza a dokumentáció rögzítésére, kiküldésére és benyújtására vonatkozó eljárásokat. Ha egy dokumentum elveszik, jó esély van arra, hogy problémái vannak a vállalat folyamataiban. Ha egy alkalmazottnak túl sok ellenőrzése van, manipulálhatja a dokumentációt, hogy megtévessze a vállalatot.
Az írásbeli eljárások hiánya
Minden olyan folyamatnak és tevékenységnek, amelyet a szervezet használ, írásos eljárásokat kell követnie. Írásbeli eljárások nélkül a munkavállalók nem ismerik a megfelelő eljárásokat, és rosszul végezhetik a tevékenységeket. Az erős belső ellenőrzési rendszer írásos eljárásokat és politikákat tartalmaz minden üzleti tevékenységre vonatkozóan.
Vásárlói panaszok
A gyenge belső ellenőrzési rendszer egy másik jele, hogy a szokásosnál nagyobb számú ügyfél panasz. A szervezeteknek olyan rendszert kell kialakítaniuk, amely biztosítja, hogy az ügyfelek elégedettek legyenek a termékekkel és szolgáltatásokkal. A panaszok nagy száma esetén a menedzsmentnek meg kell vizsgálnia a problémát, és meg kell értenie, hogy a belső ellenőrzések gyengesége lehet.
Az ellenőrzések
A szervezetek könyvvizsgálót bérelnek annak megállapítására, hogy a pénzügyi nyilvántartások mennyire pontosak. Az ellenőrzés feltárja a problémás területeket, a fenyegetéseket, a kockázatokat és egyéb lehetséges problémákat. Ha egy vállalat rendszeresen nem bérel könyvvizsgálót, ezeket a fenyegetéseket nehezebb felismerni. Rendszeres üzleti gyakorlat, hogy a vállalatok rendszeresen végezzenek ellenőrzéseket.
