A technológia forradalmasította az irodai kimeneti folyamatokat, és a fénymásolókat hatalmas, hálózatba kapcsolható nyomtatókká alakította. Csakúgy, mint minden kényelem a visszaélés lehetőségét kínálja, a fénymásolók magas színvonalú kimenete megkönnyítheti a szellemi tulajdon jogellenes felhasználását. Ha figyelembe vesszük, hogy ezek a gépek milyen iskolákat vagy vállalkozásokat kínálhatnak, azok pozitívak lehetnek a hátrányaiknál, de negatívjaiknak gondoskodniuk kell arra, hogy gondosan tervezze meg a végrehajtást és a felhasználást.
Dokumentumreprodukció
A kis volumenű multifunkciós nyomtatók kivételével a másológépek a lézernyomtatóhoz megvásárolt termékekhez hasonló festékre támaszkodnak. Minél többet költesz a berendezésre, annál jobb a felbontása, akár olyan berendezésekig is, amelyek szinte megkülönböztethetetlenek az eredeti dokumentumoktól. Teljes szín vagy monokróm - csak fekete - ezek a gépek nagy mennyiségű másolatot szivattyúzhatnak rövid sorrendben. A forrásanyag könnyű reprodukálhatósága és hűsége felkeltheti az információbiztonságot, az adatok lopását, a szerzői jog megsértését és a hamisítást. Egy üzleti környezetben, orvosi vagy jogi irodában, vagy bármely olyan forgatókönyvben, amely magántulajdonban lévő vagy bizalmas adatokat tartalmaz, a másolók veszélyt jelenthetnek a törvény által szabályozott vagy a szokásos információk ellenőrzésére.
Funkcionális kényelem
A korai másológépek nem rendelkeztek automatikus dokumentumadagolóval, és nem tudták összegyűjteni a multicopy futásokat. A modern felszerelés a dokumentum párhuzamosságát véletlenszerűvé teszi. Az otthoni vagy irodai számítógépekhez hálózatba kapcsolva az egyik ilyen gép több asztali nyomtatót is helyettesíthet olyan technológiával, amely automatikusan kétoldalas másolatokat készít, összegyűjti és összefűzi a többoldalas dokumentumokat, gyakran tárolja a nyomtatott nyomtatványokat azonnali másoláshoz, faxokat az asztalról vagy a másolóüvegről és e-maileket kimenetét. Ez a kényelem felgyorsíthatja és egyszerűsítheti az irodai műveleteket, de a másolóvezérlők bonyolultsága arra késztetheti a felhasználókat, hogy válasszanak rossz opciókat, elpazarolják a papírt és a kellékeket a külső kimenetre.
Működési költségek
Mivel a legtöbb másológép lézernyomtatóként működik, a műanyag és a színezőanyagok porított keverékét biztosítják a papírlapok felületére. Ez a fúziós folyamat a hőre támaszkodik, ami a villamos energiára vágyik, és növeli az irodai közüzemi költségeket. A másolóknak szükségük van a fogyóeszközökre is, beleértve a tonert is, amely többet fizethet, mint a lézernyomtatókhoz tartozó egyenértékű kellékek. Ezek a magas hozamú patronok hosszabb ideig tarthatnak, mint a hasonló asztali nyomtató-kellékek, de a teljesítmény magasabb árcédulát hordoz. Különösen nagy volumenű üzemeltetés esetén a másológépek rendszeres szolgáltatást is igényelhetnek a kimeneti teljesítmény fenntartása érdekében. A szolgáltatási szerződés kiterjed mind az ellátásra, mind a karbantartásra, de egy másik fix költséget ad az alsó sorban.
Adatmegőrzés
A másológép, amely azonnali visszahíváshoz és kimenethez tárolja a dokumentumadatokat, valamint a faxok és e-mailek, amit másol, belső merevlemezt használ, hogy megőrizze a lapolvasásokat rövid vagy hosszú távú visszakereséshez. Az adattárolás kényelmessé teszi az irodai funkciókat, de az érzékeny információkat véletlen vagy szándékos visszaélés kockázatának vetheti alá. Bármely merevlemezhez hasonlóan, a másológépben lévő tárolórendszer sokáig titkokat adhat az adatok és dokumentumok törlése után, és ugyanolyan biztonsági előírásokat követel meg, mint a számítógép merevlemezére, amikor egy rendszert elad, vagy leállít.
