Legyen szó akár áru rendeléséről, állásajánlatról, pénzfelvételről, elismerésről, vagy panaszkodásról, ha egy szervezetgel foglalkozik, üzleti levelet kell írni. Kövesse a megállapított eljárásokat, és minden betűbe írja be a szükséges összetevőket. Kezdje a fejléces papírlapot, amely tartalmazza a szervezet címét. Alternatív megoldásként saját személyes fejlécet is létrehozhat, amely tartalmazza a teljes nevét, címét, irányítószámát, telefonszámát és e-mail címét.
Dátum
Hagyjon legalább egy üres sort a fejléc és a dátum között. Használja az amerikai dátumformátumot, például 2011. május 23-án, amikor az Egyesült Államokban működő szervezetekhez ír. Ne használjon olyan előfizetőket, mint a 2.. A dátumot vagy a lapot a középpontra hagyhatja, és megadhatja a dátumot.
Belső cím
A belső cím vagy a címzett címe egy centiméter (három üres sor) kezdődik a dátum alatt. Mindig balra indokolt. Ellenőrizze a címzett nevének és címének helyesírását. Adjon meg egy személyes címet, mint például Mr., Mrs., Dr., Ms. vagy Miss, és egy üzleti címet, például marketing igazgatót. Ha bizonytalan vagy bármelyik címmel kapcsolatban, telefonáljon a recepciósnál a szervezetnél.
Üdvözlés
Hagyjon üres sort a belső cím után. Ha ismeri a címzettet, használhatja az első nevét, például a Kedves Mária. Más esetekben használja a személyes címét és vezetéknevét, például: Kedves Mrs. Johnson. Ha bizonytalan a címzett nemében, használja a teljes nevet. Az üdvözlés után vesszőt vagy kettőspontot vehet fel, vagy kihagyhat bármilyen írásjelet.
Test
Hagyjon üres sort az üdvözlés után. Egyetlen szóköz és balra igazolja a levél szövegét. A legtöbb betű legalább három bekezdést tartalmaz. Az első bekezdésben írja be a levél célját. Ha egy álláshirdetésre válaszol, adja meg a pozíciót és azonosítsa annak forrását. Például írhatsz: "Az online hirdetett marketingigazgató helyzete pontosan leírja az én képességeimet és képességeidet."
A második és harmadik bekezdés konkrét részleteket tartalmaz, amelyek ezt a célt támogatják. Például, ha panaszkodik egy termékkel vagy szolgáltatással, a vásárlás dátumát, a számla számát és az elégedetlenség okát tartalmazza.
Az utolsó bekezdés segítségével módosítsa a célt és a várt választ. Például írja: "Kérem, forduljon hozzám személyesen, ha bármilyen kérdése vagy észrevétele van az új termékcsaládunkkal kapcsolatban. Örömmel várom, hogy az elkövetkező évekig kiszolgálják az üzleti levelezést." Hagyjon üres sort az egyes bekezdések között.
Záró
Hagyjon üres sort a levél utolsó bekezdése után. Zárja be a levelet egy megfelelő kiegészítő zárással, mint például Tisztelettel, Tisztelettel vagy Cordially a tiéd. Ha egy kettőspont vagy vessző követte az üdvözlést, akkor a zárás után vesszővel kell ellátni. Hagyja az aláíráshoz három-négy üres sort. Végezze el a gépírásos aláírását és címét, például John Stewart, értékesítési vezető.
