Elmúltak azok a napok, amikor a könyvelők könyvelési könyvet rögzítettek, és egy éles ceruzát használtak. Számos cégnél a számítógépes számvitel szokásos lett, a Fortune 100 cégektől egészen az egyszemélyes solopreneur vállalkozásokig.
Az internet és az online és az asztali rendszerek elérhetősége miatt a számviteli szoftverek költsége leesett, és egyes gyártók ingyenes online könyvelési rendszereket is kínálnak. Noha ezeknek a rendszereknek bizonyos korlátai lehetnek, mint például a leltár nyomon követésének hiánya, jellemzően elegendő funkcionalitást biztosítanak kisebb vagy szolgáltatási vállalkozások számára, mint például a tanácsadás és egyéb szolgáltatási vállalkozások.
Mi a számítógépes számviteli rendszer?
A számítógépes számviteli rendszer olyan szoftvereket tartalmaz, amelyek célja a vállalat összes számviteli tranzakciójának nyomon követése, amelynek célja a havi beszámolók, az éves pénzügyi kimutatások, az adóbevallási információk és a vállalat működésének, hatékonyságának és jövedelmezőségének elemzéséhez használt egyéb jelentések konfigurálása.
Míg az ingyenes vagy olcsó online szoftverrendszerek nem nyújtanak sokféle testreszabhatóságot az Ön üzleti tevékenységéhez, a nagyobb cégek gyakran használnak számítógépes számviteli rendszer csomagot, amelyet a vállalat nagyszámítógépes kiszolgálóira telepítettek, és több felhasználó számára elérhetővé tették.
Ez a fajta nagyszabású számítógépes számviteli szoftver gyakran sokféle testreszabhatósággal rendelkezik. A vállalatok rendelkezhetnek olyan szoftverrel, amely több pénznemre, a világ különböző részein található üzleti egységekre és a különböző termékcsoportokat értékesítő vállalatágakra épül. Ezenkívül testre szabható, hogy olyan pénzügyi jelentéseket készítsen, amelyek kiszámítják a vállalati iparágra és a működési referenciaértékekre kifejezetten a teljesítménymutatókat.
Ki használ számítógépes számviteli rendszereket?
Úgy tűnik, hogy csaknem bárki az üzleti életben használhatja a számítógépes számviteli rendszert ezekben a napokban, mivel sokféle megoldás áll rendelkezésre a gyakorlatban bármilyen méretű és típusú vállalat igényeihez. Például egy nagyon népszerű számviteli szoftvert, a Quickbooks-ot, sok éven át számos cég használta a kis és közepes méretű vállalatok között. A cég online és asztali változatait kínálja szoftverének, és a szoftver megfizethető mennyiségű, testre szabott méretet kínál viszonylag gazdaságos áron.
A rendszer beállítása
A számítógépes számviteli szoftverrendszer létrehozásával kapcsolatos munka a vállalkozás méretétől és szerkezetétől függően változik. Például, ha tanácsadóként dolgozol, nincsenek alkalmazottai, elkezdheted egy online könyvelési szoftver használatát azonnal, hogy rögzítsd az ügyfélenkénti óráinkat, tárolják az összes ügyfél nevét és címét, számlákat készítsenek és rögzítsék kifizetéseket az ügyfelektől.
Ha 30 napon belül megengedi az ügyfelek fizetését, például a lefordított könyvelési szoftver rendelkezik beépített beszerzési számlával, amely lehetővé teszi, hogy rögzítse a tranzakciókat, és az összes fennálló kifizetését látja az ügyfelektől, a dátummal együtt kiállítottad a számlát, így láthatod a számláid korát.
A bonyolultabb műveletekkel rendelkező cégek számára a legtöbb szoftver lehetővé teszi, hogy olyan fiókkódokat tervezzen, amelyek egyedi kódokat és kategóriákat tartalmaznak a vállalat és az üzleti típus számára. Ez segíthet a szervezett adatok megtartásában, például bizonyos üzleti egységek vagy részlegek bejegyzéseinek rögzítésekor. Lehetővé teszi azt is, hogy olyan pénzügyi kimutatásokat vagy jelentéseket készítsen, amelyek alapján a vállalat jövedelmezőségét egységenként vagy osztályonként tekintheti meg, attól függően, hogy Ön hogyan tervezte meg a rendszert.
Cash Versus Accumual Accounting a rendszerben
A legtöbb számviteli szoftverben készpénzben vagy eredményszemléletben rögzítheti számviteli tranzakcióit. Egyszerűen fogalmazva, a készpénz és az eredményszemléletű elszámolási rendszerek közötti fő különbség a követelések és a kötelezettségek jelenléte. A készpénz és az eredményszemléletű elszámolás attól függ, hogy hogyan rögzíti az értékesítésből származó pénzbevételének időzítését és a kiadások kifizetésére fordított pénzt.
Ha fizetsz a dolgokért, vagy készpénzben fizetsz, az értékesítés és a költségek valós időben kerülnek rögzítésre. Az eredményszemléletű elszámolás használatakor az eladásokat akkor rögzítheti, amikor azokat elveszi, és akkor is, ha azokat elvesztette, még akkor is, ha még nem kapta meg az árbevételt, vagy még nem fizette ki a költségeket. Például az eredményszemléletű elszámolási rendszerben minden hónapban bejegyzést készítene, hogy pénzt gyűjtsön egy olyan biztosítási kötvényre, amelyet az év végén fizetnie kell. Ezt a bejegyzést egy előre fizetett biztosításnak nevezett eszközszámlán rögzítené. A tranzakciót úgy írná fel, mintha a pénzt már elköltötték volna a vállalat pénzeszközei egyenlegének csökkentésével, és ennek megfelelően minden hónapban növelte az előre fizetett biztosítási számla egyenlegét.
Az adóbevallás készpénz vagy eredményszemlélet?
A számviteli szoftverek használatának jó okai közé tartozik az adatgyűjtési és jelentési funkciók. Amikor az adóidő megérkezik, a szoftver sokkal könnyebbé teszi a bevételi és költségadatok felhalmozását, hogy pontosan és hatékonyan töltse ki vállalati szövetségi és állami adóbevallásait.
Az adóbevallás feltöltéséhez használt számviteli adatok készpénz vagy eredményszemléletűek lehetnek, attól függően, hogy milyen nagyságú cége van, és milyen számviteli módot választott. Az IRS-nek van bizonyos szabályai, amelyek segítenek eldönteni, hogy a készpénz vagy az eredményszemléletű elszámolás megfelel-e az Ön vállalkozásának.
Például, ha a vállalat évente kevesebb, mint 1 millió dollár bevételt szerez, használhatja a készpénzszámítási módszert. Ha van leltár, akkor az IRS megköveteli, hogy az üzletrész készletrészének az eredményszemléletű elszámolását használja. Néhány kivételtől eltekintve, ha az Ön cége C vállalat, az IRS megköveteli, hogy az eredményszemléletű elszámolást használja, hogy az adóbevallást eredményszemléletű módon nyújtsa be.
Amikor az Ön cége benyújtja az első adóbevallását, akkor a készpénz vagy az eredményszemléletű módszert választja. Az IRS megköveteli, hogy válassza ki, hogy melyik módszer adja a legteljesebb és pontos képet a vállalat bevételeiről és költségeiről. Azt is megköveteli, hogy ugyanazt a módszert használja évről évre. Ellenkező esetben nagyon nehéz lesz, ha az IRS-nek össze kell hasonlítania az aktuális adatokat a történelmi adatokkal. Ha úgy dönt, hogy módosítja a számviteli módszert, akkor engedélyt kérnie kell az IRS 3115 űrlap használatával.
Rendszer funkcionalitás
A számítógépes számviteli szoftverek csupasz csontok lehetnek, biztosítva a könyvelési alapokat, vagy használhat egy teljes körű szoftvermegoldást, amely nem csak a könyvelést, hanem a készletgazdálkodást, a forgalmazás nyomon követését, a gyártást és a folyamatos nyomon követést, az ügyfélkapcsolat-kezelést is biztosítja., idő és projekt menedzsment, stb.
A folyamatos szoftverfejlesztés miatt a számviteli csomagok többet tehetnek a mindennapi tranzakciós feladatokra, és felszabadíthatnak, hogy más értéknövelt munkát végezhessenek a vállalkozásában.
Érdemes elgondolkodni az üzleti növekedés elképzeléseivel, és győződjön meg róla, hogy a számviteli szoftvere méretezhető, vagyis extra számlákat, további üzleti egységeket tud befogadni, és nagyobb számú leltárt tud kezelni, vagy egy harmadik fél vonalkódjához kötni többek között a szoftverrendszer. Ha például kiskereskedelmi üzletet üzemeltet, akkor a választott rendszertől függően automatikusan készítheti el a pénztárgép tranzakcióit a számviteli szoftverben, vonalkódolvasót és kódolt termékcímkéket használva az információk rendszerbe történő beviteléhez.
Számviteli szoftver előnyei
A számviteli szoftver használata számos előnnyel jár a vállalat számára. Mindenekelőtt a számítógépes számviteli rendszer felépítése és rendszere biztosítja, hogy cége pontos pénzügyi kimutatásokat készítsen. Ez különösen akkor fontos, ha vállalatának külső felhasználásra van szüksége, például banki finanszírozásra, vagy ha a pénzügyi kimutatásokat az általánosan elfogadott számviteli elveknek (GAAP) megfelelően kell bemutatnia.
A számviteli szoftver időt takaríthat meg, különösen, ha költségvetést vagy előrejelzést szeretne létrehozni. Csak a jelentést kell készítenie a történelmi adatairól, és néhány tweaks-el kell előre megterveznie, hogy elkészítse a jövő évi költségvetést vagy előrejelzést.
Ön is egyszerűsítheti és növelheti hatékonyságát az általános számviteli folyamatban, különösen, ha át tudja képezni az adminisztratív munkatársakat, hogy segítsen a rutinszerűbb könyvelési feladatok elvégzésében, például számlák bevitelét a fizetési rendszerbe.
Amikor cégszámlákat készít, a számviteli szoftver automatikusan hozzáadja az összegeket a vállalat követeléseinek egyenlegéhez. Mindezek a funkciók együtt dolgoznak ugyanazon a számviteli szoftveren belül, hogy csökkentsék a hibákat, és segít abban, hogy ne engedje, hogy bármilyen tranzakció csúszjon át a repedéseken.
Szoftver hátrányok
A számítógépes számviteli rendszerek használatának néhány hátránya van, bár még inkább értelme van, mint a könyveinek főkönyvi papírral és ceruzával való tartása. Miután megértette a lehetséges hátrányokat, lépéseket tehet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ezek a problémák nem válnak problémává a te dolgodban. A számviteli rendszerek bonyolultak és némileg nehezen használhatók a személyzet számára. A barebonok számviteli csomagja igaza lehet, ha Önnek vagy a személyzetének nincs szüksége vagy követelményére, hogy megértse a számviteli árnyalatokat és részleteket.
Ha van egy megalapozottabb cége, vagy egy olyan összetett struktúrájú cége, amely leltárt, folyamatban lévő munkát, több üzleti egységet és vállalatközi tranzakciót foglal magában, akkor a vállalat sokkal összetettebb számviteli rendszert igényel, valamint magasan képzett személyzetet kezelni.
Lehet, hogy folyamatos költségei vannak a számviteli rendszernek. Ha például a Quickbooks online verzióját választja, akkor folyamatos havi díj kerül. Nagyobb szoftvercsomagok, különösen azok, amelyeket a vállalat szerverére telepítettek, gyakran díjakat számítanak fel a licencekért. Tegyük fel például, hogy vállalatának 10 embere van, akiknek hozzáférniük kell a számviteli rendszerhez. A szoftver-beszerzés alapköltsége mellett a szoftver szolgáltatója egyszeri, éves vagy havi díjat számíthat fel minden egyes felhasználói licencért.
Mint minden más szoftverhez, a fejlesztők folyamatosan fejlesztik és frissítik a szoftvert, hogy a számítástechnikai változásokkal vagy a területen bekövetkező változásokkal fejlődhessen. Ennek következtében várhatóan alkalmi leállás van, különösen, ha online alapú szoftvert használ, és rendszeres adatmentést készít a számviteli rendszerének fontos része.
Vizsgálja meg a megfelelő számítógépes számviteli szoftver kiválasztását a vállalat számára. Nem szórakoztató, ha mindent megtesz a szoftver megvalósítása és az adatok betöltése érdekében, csak egy vagy két év elteltével, hogy a kiválasztott szoftvernek túl kevés a szolgáltatása, és nem tudja befogadni a növekvő üzleti tevékenységét, vagy túl sok külső funkciója van ami bonyolultabbá teszi, mint amilyennek kell lennie.
Az ügyfélszolgálat egy másik elengedhetetlen elem, ezért válasszon olyan vállalatot, amely lehetőleg 24 órás támogatást és egy élő személyt tud nyújtani Önnek, és nem csak egy online tudásbázisról beszél. Ne feledje, hogy ha felhőalapú számviteli rendszert használ, az érzékeny pénzügyi információk ki vannak téve az online hackereknek, így lépéseket tesz a vállalat internetkapcsolatának és adatainak biztosítására.
A rendszer frissítése
Ha elkezdte üzleti tevékenységét leolvasott számviteli szoftverrel, vagy akár kézi könyvelési rendszerrel, bizonyos ponton dönthet úgy, hogy frissíti számítógépes elszámolását, hogy az üzleti szintet a következő szintre emelje. Annak érdekében, hogy az átmenet fájdalommentes legyen, és a vállalatot felállítsa a könyvelési sikerre, segít, hogy készítsen előkészítő munkát, mielőtt átállna egy új számviteli szoftvercsomagra.
Kezdje a történeti adatainak megtisztítását, mert ha olyan számviteli információval rendelkezik, amely helytelen, hibásan bevitt adatokat vagy hiányos információkat tartalmaz, ezek a hibák átkerülnek az új rendszerbe, és nehezebbé válik számviteli könyvei integritásának megteremtése.
Átmenet az új rendszerre az év végén vagy legalább egy negyedév végén, hogy tiszta határidőt kaphasson. Ez segít a jövőben, ha vissza kell néznie bizonyos történelmi tranzakciókra. Ezután nézze át a cég számlájára vonatkozó hibákat, és szükség esetén adjon hozzá új fiókokat. Tekintse át a vásárlói listát, a szállítói listát, az alkalmazottak listáját és a számviteli szoftverben található egyéb listákat, amelyek tartalmazhatnak régi, fel nem használt fiókokat vagy ismétlődő bejegyzéseket.
Ellenőrizze, hogy a könyvelő minden egyes főkönyvi számlát ellenőrzi-e a vállalat próbaegyenlegén, hogy ellenőrizze, hogy a számlaegyenleg valóban pontos-e. Előfordulhat, hogy az új rendszer nem tudja eleget tenni a tranzakciók mögötti részleteknek, ami azt jelenti, hogy ha hibákat tartalmazó számlaegyenleget továbbít, akkor az új rendszerben nem lesz információ a hibák vagy pontatlanságok megoldására. Végezetül konzultáljon a könyvelővel vagy a CPA-val, hogy megnézze-e a rendszerbeállításokat, és javasoljon olyan módosításokat, amelyek egyszerűsíthetik vagy növelhetik a számviteli munkafolyamat hatékonyságát.
