A beszerzés a vállalat pénzügyi részlegén belüli részleg, amely biztosítja, hogy a más osztályok által igényelt beszerzések és anyagok hatékonyan kerüljenek beszerzésre. Minden részlegnek mindent meg kell vásárolnia a beszerzési osztályon. Annak ellenére, hogy a vállalatok eltérő beszerzési iránymutatásokkal rendelkeznek, minden vállalatnak szabványos beszerzési eljárása van.
Megrendelések
Minden egyes részleg által igényelt szolgáltatást, anyagot vagy ellátást beszerzési megrendelésként kell benyújtani. Ez a megrendelés számviteli szám, amely biztosítja, hogy a megfelelő összeget fizessék az eladónak vagy a szállítónak. A szám is nyomon követi a rendet, hogy megbizonyosodjon róla, hogy időben érkezik, valamint a kívánt minőség és mennyiség szükséges. A beszerzési megrendelést az eladó vagy a szállító is használja, amikor a megrendelés kézbesítését követően kiszámlázza a céget.
Beszerzési idézetek
A beszerzési osztály felelős a kért termék, szolgáltatás vagy készletek megtalálásáért. A beszerzési ügynökök különböző beszállítókat találnak, árajánlatokat kérnek, és eldönti, hogy melyik szállító felel meg az osztály igényeinek. A beszerzési eljárás felvázolja azt a folyamatot, amellyel a beszerzési részleg a beszállítóktól és az értékesítőktől kéréseket tesz. Minden egyes osztályvezetőnek tájékoztatnia kell a beszerzési részleget a pontos tételről, a kívánt tételek sajátosságairól és az adott osztály működtetéséhez szükséges mennyiségről.
Monitoring eljárás
Amint a szervezeti egységek megadják a beszerzési osztálynak a szükséges szolgáltatással, kellékekkel vagy anyagokkal kapcsolatos információkat, a beszerzési ügynök ellenőrzi a megbízást a folyamat során. A megrendelésre kijelölt beszerzési ügynök köteles nyomon követni a szállítót abban az esetben, ha megváltozik vagy frissül, és figyelemmel kíséri a megrendelést, amíg beérkezik. Miután az elem érkezett, a beszerzési osztály biztosítja, hogy a megrendelés helyes és a szerződéses előírásokon belül legyen.
