Az üzleti megkeresési levél hatékony módja lehet a fizetés kérésének, árajánlatoknak vagy becsléseknek, illetve információk kérésének. A szakmailag írott levelek pontosak, részletesek és pontosan megfogalmazottak. Ezenkívül minden olyan információt megadnak, amelyet a címzettnek a kérelemnek kellő időben és pontosan be kell tartania.
Használja a szakmai formázást és a nyelvet
Az üzleti igénylést a cég levélpapírján kell feltüntetni, és azt a kérelmet benyújtó személytől vagy osztálytól kell megkeresni. Például egy levél a potenciális állásajánlatra, amely további információkat kér, az emberi erőforrásból vagy a bérbeadó vezetőjéből származik, a termékmintákat kérő levél pedig a beszerzési osztály felügyelőjének kell lennie. Kövesse a hagyományos üzleti levelek formázását, és használja a hivatalos nyelvet egy professzionális kép közvetítéséhez. Például: „Kedves Ms. Smith.”
Térjen a tárgyra
Írjon meg egy nyílást, amely megmondja az olvasónak, hogy mire van szüksége a denevérről. Például: „Az Ön fiókja 90 napos lejárt, és azonnali cselekvést igényel”, vagy „Az önéletrajzát lenyűgöző és szeretném látni ajánlási betűket és a főiskolai átiratokat.” Ne tegye át a címzettet felesleges információ, hogy elérje a pontot.
Pontosíts
Adja meg az összes olyan információt, amelyet a címzettnek meg kell felelnie a kérésének, például a megrendelésre vonatkozó hivatkozást vagy számlaszámokat, vagy a szerződések vagy irányelvek másolatát. Referenciák vagy mellékletek a levelében. Például: „Amint azt az eredeti megállapodásunk másolatánál látja, a termék szállítását minden hónap első hétfőjére tervezik. Ez a kérelem, hogy ezt a dátumot minden hónap harmadik hétfőjére változtassuk. ”
Állítsa be a kérését
Pontosítsa meg pontosan, hogy mit szeretne a következő lépésben megtörténni, így nincs hely a félreértésre a címzetttől. Például: „A számládat 2015. június 15-ig teljes egészében meg kell fizetni, vagy kénytelenek leszünk megszüntetni a szolgáltatást.” Egyszerűen be kell tartani az Ön által címzett bélyegzett borítékot, a vállalat webhelyének fizetési lehetőségeinek oldalára mutató linket, egy levelezési címke vagy a teljes levelezési cím.
E-mail kérési levelek
Míg ugyanaz az alapvető megközelítés vonatkozik az e-mailekre és a rendszeres levelekre is, néhány különbség figyelhető meg. Használja a cég logóját és az elektronikus aláírást, és tartsa fenn az összes hivatalos üzleti levélírási formalitást. Továbbá kérjen visszaigazolást annak ellenőrzésére, hogy a címzett megkapta-e a levelezést.
Nyilvántartást vezet
Nyomtasson egy példányt a kérési betűiről a saját referenciáira. Ez különösen akkor fontos, ha gyűjteményes leveleket ír. Abban az esetben, ha az adósságot át kell adni egy gyűjtőügynökségnek vagy ügyvédnek, akkor papírpálya lesz, amely jelzi, hogy mit tett az adósság összegyűjtéséhez.
