Számviteli rendszer létrehozásakor a vállalkozásoknak és a nonprofit szervezeteknek létre kell hozniuk a belső ellenőrzés kereteit. A belső ellenőrzési folyamat biztosítja, hogy a rendszer jól működik, és hogy az összes érintett alkalmazott teljesítse a vártakat. Egy ilyen lényeges üzleti funkció megalapozott biztosítékot nyújt a hibák valószínűségének csökkentésével és a szervezet vagyonának megőrzésével. Jelentősége miatt a vállalatok jól vesznek figyelembe a belső ellenőrzés alapelveit.
feladatai
A vállalatoknak egyértelműen meg kell határozniuk a felelősséget. Bizonyos felelősségek kijelölése az egyének számára biztosítja, hogy megértsék, mi a részük a belső ellenőrzés fenntartásában. Ha egy belső ellenőrzési felelősséget következetesen figyelmen kívül hagyunk, a hatékony belső ellenőrzési rendszer világossá teszi, hogy ki nem hajtja végre a hozzárendelt feladatot.
Nyilvántartás
A memória nem hibás eszköz, különösen nagy mennyiségű információ vagy tranzakció esetén. A helyes nyilvántartási eljárások lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy pontos történetet kapjanak a tranzakciókról. Az ilyen történelmi adatok lehetővé teszik a vállalat számára, hogy később utaljon rá, ha problémát fedeznek fel, vagy szükség van tisztázásra.
Biztosítás és kötés
Sajnos, még a legjobb belső kontrollrendszer sem akadályozhatja meg az eszköz elvesztését. Az eszközök és a kötődő munkavállalók biztosításával a szervezet biztos lehet abban, hogy az eszköz értékét megtérítik, ha az eszközt ellopják, vagy más módon jogellenesen használják fel.
Eszközrekordok és letétkezelés
A belső ellenőrzési rendszerben az emberek, akik fizikai hozzáféréssel rendelkeznek a készpénzhez és más eszközökhöz, nem ugyanazok az emberek, akik megtartják az adott eszközzel kapcsolatos nyilvántartásokat. Ha például a csekély készpénzes nyilvántartás vezetéséért felelős személy ugyanaz a személy, aki kulcsfontosságú volt a kispénztárhoz, könnyű lenne, ha az adott személy segíteni tudna a készpénzben, miközben a kis készpénzes rekordot meghamisítja. Az a személy, aki az eszköznyilvántartást vezet, nem szabad fizikailag hozzáférni a követett eszközökhöz.
Felelősség a kapcsolódó tranzakciókért
Néha több feladatot kell elvégezni ahhoz, hogy egyetlen tranzakciót lehessen végrehajtani. Ebben az esetben fontos, hogy a különböző alkalmazottak végezzék el a tranzakciót alkotó külön feladatokat. Ez biztosítja, hogy egynél több személy vett részt a feladat teljesítésében, növelve az esélyeket, hogy bármilyen hibát vagy csalárd cselekményt fedeznek fel.
Technológiai ellenőrzések
A betörő riasztások, az elektronikus kezelők és más technológiai alapú biztonsági funkciók segíthetnek a szervezeteknek az eszközök védelmében. A technológia gyakran eljuthat oda, ahol az emberek nem tudnak, és a nap 24 órájában munkát végezhetnek anélkül, hogy extra fizetést vagy szünetet igényelnének. Az intelligens vállalatok megfelelő és költséghatékony technológiával bővítik belső kontrollrendszereiket.
Független felülvizsgálat
A vállalatoknak rendszeresen felül kell vizsgálniuk belső ellenőrzési rendszerüket. Ezt egy olyan személynek kell elvégeznie, aki nem végezte el az ellenőrzött munkát. A független értékelő objektív módon jelentést tehet a belső ellenőrzési folyamat során elvégzett munkáról, és nincs okuk a hibák fedezésére, vagy túlságosan optimista az ellenőrzési eljárásokra.
