A napi pénzügyi műveletek fontos funkciója egy vállalkozás pénzügyi tranzakcióinak elszámolása. A megfelelő számviteli rendszer kifejlesztése és alkalmazása biztosítja, hogy minden tranzakciót a vállalat főkönyvein megfelelően és pontosan rögzítsenek. A technológiai fejlődés számos vállalkozás számára megkönnyíti a számviteli folyamatot.
Kézi rendszer
A manuális könyvelési rendszerek a pénzügyi tranzakciók rögzítésére több papírkönyvet használnak. A vállalatoknak külön számviteli rendszere van a számviteli rendszer minden egyes részéhez, például a beszámolóhoz, a követeléshez és az értékesítéshez. Ezután a könyvelők ezeket a főkönyvet egy főkönyvbe konszolidálják. A főkönyvi notebook segíti a pénzügyi kimutatások készítését.
Kézi számviteli előnyök
Míg unalmas és időigényes, a manuális könyvelési rendszerek bizonyos előnyökkel járnak. A főkönyvek könnyen áttekinthetők, és a könyvelők szükség esetén egyszerű változtatásokat végezhetnek; az egyes számlák könnyen összeegyeztethetők, mivel az információ rendszeres sorrendben történik az egyes főkönyvi lapokon. A könyvelőknek az is előnye, hogy fizikailag kezelik az összes főkönyvet, és megjegyzéseket hoznak létre az ügyfélszámlákban minden olyan kérdésben, amely tisztázást vagy javítást igényel.
Számítógépes rendszer
A táblázatok és a számviteli információs rendszerek megkövetelik, hogy a könyvelők pénzügyi adatokat adjanak be, majd a matematikai algoritmusok kiszámítják az információt a szükséges főkönyvi és pénzügyi kimutatásokba. A számítógépes rendszerek lehetővé teszik a könyvelők számára, hogy trendi elemzést készítsenek, és gyorsan és pontosan jelentenek bármilyen eltérést. Emellett az összes vállalati divízió ügyletei számítógépes számviteli rendszereken keresztül elérhetők, így a könyvelők jobban hozzáférhetnek a pénzügyi információkhoz.
Számítógépes számviteli előnyök
A számítógépes számvitel több előnnyel jár, mint a kézi elszámolás; a könyvelők gyorsabban dolgoznak fel több információt, a számítások összege és a hibák kevésbé gyakori. A számviteli rendszereket az iparág is testre szabhatja, lehetővé téve a könyvelők számára, hogy előre beállított sablonokat használjanak a főkönyveik számára. A könyvelők is évekig tartó pénzügyi információkat tárolhatnak viszonylag könnyen, így lehetőségük nyílik arra, hogy a korábbi évek információit anélkül tekintsék át, hogy a papírtörzsek halmozása nélkül válogatnának.
Legjobb módszer
A legtöbb vállalat számítógépes számviteli rendszert használ pénzügyi információinak rögzítésére és bemutatására. A rendszer lehetővé teszi számukra, hogy az üzleti tranzakciókat pontosan rögzítsék, és a vezetőség felülvizsgálatához gyorsan készítsenek pénzügyi jelentéseket. Míg a manuális könyvelés funkciói megváltoztak, soha nem megy el teljesen. A pontosság és az érvényesség biztosítása érdekében a könyvelőknek felül kell vizsgálniuk a számviteli rendszer pénzügyi jelentésein bemutatott információkat. A könyvelőknek gondoskodniuk kell arról, hogy minden pénzügyi információ az általánosan elfogadott számviteli elveket és a szabályozó ügynökségek egyéb irányelveit követi.
