A számítógépes számviteli rendszerek olyan közönségesek, hogy alig van értelme elképzelni a korabeli alternatívákat, amelyek kizárólag a kézzel írott névjegyekre és a régi iskolai kiegészítőkre épülnek. De könnyen lehet túlzottan támaszkodni a számítógépes számvitelre. Mielőtt mélyebbre merülne a technológiai megoldásokba, mérlegelje a lehetséges buktatókat, amelyek lehetővé teszik, hogy egy gép és egy szoftver tárolja az összes adatot, és kiszámítsa a lényeges numerikus kapcsolatokat.
Az információ minősége
A számítógépes számviteli rendszer által szolgáltatott információk minősége az Ön által bevitt információk minőségétől függ. Minden egyes ellenőrzést, átvételt és számlát beírhat a QuickBooks-ba, de ha nem állította be a QuickBooks-fiókok listáját, hogy pontosan tükrözze vállalkozásának bonyolultságát, az erőfeszítései csak részleges vagy nem releváns információkat fognak kapni. Például, ha a vállalkozás többféle fiókkal, például online kiskereskedőkkel, tégla- és habarcsboltokkal és az ügyfeleknek történő közvetlen értékesítéssel dolgozik, a számviteli adatai nem lesznek különösebbek, kivéve, ha ezeket a kategóriákat külön-külön követjük.
Az emberi elem
Bár a számítógépes számviteli rendszerek technológiákat használnak az összegek kiszámításához és az információk tárolásához, ezeket az adatokat az embereknek be kell vezetniük, és ezeket az embereket képezni kell. A szoftvertelepítő személyzet képzése költséges lehet, és a tudást rendszeresen frissíteni kell, mivel a számítógépes számviteli rendszerek megváltoznak, néha évente. A hibák a tanulási görbe számos szakaszában fordulnak elő, és az egymásra épülő képletekkel rendelkező számítógépes rendszer valószínűleg az egyszerű hibákat összekeveri, így a probléma forrását még nehezebb megtalálni.
Technológiai költségek
A számítógépes számviteli rendszer gyakorlatilag minden szempontból költséges. A számítógépek exponenciálisan drágábbak, mint a papírtekercsek, és a számviteli adatokhoz szükséges szoftver további költségekkel jár, amelyeket gyakran meg kell újítani vagy frissíteni évente. Előfordulhat, hogy a javításokhoz vagy a szakképzéshez, az egyéni szoftverekhez vagy a különösen bonyolult balesetek leküzdéséhez szakembereket kell bérelni.
Biztonság és tartósság
A számítógépes számviteli rendszerek érzékenyek a kiberbiztonsági kérdésekre. A felhőalapú rendszerek távolról is tárolják a vállalat adatait, ahol elrejthetők. Lehet, hogy a rendszer egy vírussal fertőzött, amely megsemmisíti vagy megsérti az információt. A számítógépek rendszeres időközönként összeomlanak, így ha különösebben nem törődik a fájlok biztonsági mentésével, elveszítheti sok órányi munkáját. Tehát, míg a számítógépes számviteli rendszerek gyorsan és hatékonyan szervezik meg az információkat és számításokat végeznek, hamis biztonságérzetet hozhatnak létre. A lényeg az, hogy soha nem tudnak teljes mértékben állni a rendszerek közvetlen ismeretével vagy a művelet részleteinek első kézből való megismerésével.
