Számos cég kezdi elkezdeni üzleti tevékenységét egy kézi számviteli rendszerrel. A legtöbb vállalkozó számára ez az útvonal lehetővé teszi, hogy a vállalkozás kezdjen működni anélkül, hogy nagyszámú beruházást igényelne egy számítógépes számviteli rendszerben. A számítógépes számviteli rendszer telepítésének költségei közé tartozik a rendszer beszerzése, a munkaerő telepítése a rendszer telepítéséhez és a képzési költségek a rendszer megtanulásához. A manuális rendszer minden tranzakciót könyvelő jegyzetfüzetbe ír le, és minden számot manuálisan számít. Számos alkalommal elismeri, hogy a kézi rendszerből számítógépes számviteli rendszerre kell átalakítani.
Új rendszer telepítése
Az első lépés a kézi számviteli rendszerről számítógépes számviteli rendszerré való átalakításhoz a számviteli rendszer telepítése a vállalat számítógépére. Az üzleti tulajdonos a különböző szoftvercsomagokat értékeli, hogy meghatározza, hogy mi felel meg az üzleti igényeinek, és megvásárolja a szoftvert. A tulajdonos letölti a szoftvert a számítógépre, ahol a számviteli munka megtörténik.
Végezze el az adatokat a kézi rendszerben
A második lépés az átalakításhoz megköveteli, hogy a cég tulajdonosa véglegesítse az adatokat. Miután a számítógépes rendszer betöltődik a számítógépre, a tulajdonosnak véglegesítenie kell a kézi rendszerben található összes adatot. A tulajdonos gondoskodik arról, hogy az összes tranzakció megjelenik a számviteli nyilvántartásban, és hogy minden számítás helyes legyen. Úgy dönthet, hogy könyvelő céget vesz fel a kézi pénzügyi nyilvántartások ellenőrzésére.
Az egyenlegek átvitele az új rendszerre
A kézi rendszerben rögzített végső számlaszámokkal a tulajdonos átadhatja a végleges egyenlegeket a számítógépes rendszerbe. A tulajdonos minden számlát a számítógépes rendszerben létrehoz egy fióknév, a fiók típusa és a kezdeti egyenleg megadásával. Minden egyes egyenleg beírása után a tulajdonosnak össze kell hasonlítania a mérlegeket a kézi rendszeregyensúlyokkal, hogy ellenőrizze, hogy minden adat pontosan be van-e írva a rendszerbe.
Futtassa a párhuzamos rendszereket
A negyedik lépés azt írja elő, hogy a tulajdonos mind a kézi rendszert, mind a számítógépes rendszert ideiglenesen használja. Ez lehetővé teszi a tulajdonos számára, hogy biztosítsa, hogy az új rendszer a várt módon működik.
Kézi rendszer leállítása
A próbaidőszak végén a tulajdonos megszünteti a kézi rendszert. A tulajdonosnak a számítógépes számviteli rendszer használatára kell összpontosítania. A kézi rendszer összes rekordja csomagolható és tárolható.
