A kincstárnok munkája sok szempontból a szervezet igazgatóságának legfontosabb feladata. A klub kincstárnoka felelős a klub összes pénzéért, mind a bejövő, mind a kimenő pénzért, és pontos nyilvántartást kell vezetnie a jogszabályi megfelelés biztosítása érdekében.
Díjak gyűjtése
Díjgyűjtés a klub kincstárnokának közeli univerzális feladata. A díjak összegyűjtése akkor kezdődik, amikor a klub éve kezdődik, függetlenül attól, hogy augusztus, mint az iskolai klubokra jellemző, vagy januárban, mint a szolgáltatási szervezeteknél. A díjak összegyűjtése egyszerű, de jó nyilvántartást igényel. A kincstárnokoknak meg kell tartaniuk azon személyek listáját, akik fizetik a díjakat, hogy lépést tartsanak a klubtagsággal.
Számlák kifizetése
Az egyik kincstárnok munkája az, hogy számlákat fizessen a klubok számára. Az iskolai környezetben ez az iskolai adminisztrátorok igényei szerint történhet, miközben egy közösségi szervezetben van, a klubnak általában van egy számlája. A kincstárnoknak fel kell jegyeznie a kifizetett számlákat, és ha további magyarázatokra van szükség, miért fizettek.
Költségvetés előkészítése
A költségvetés a klub alapja. Bár egyes klubok inkább egy eseményt terveznek, úgy találják meg a módját, hogy finanszírozzák azt, és ez megterhelheti a klubot. A klub kincstárnokának ragaszkodnia kell ahhoz, hogy összegyűjtse a költségvetést, mielőtt elkezdené minden adománygyűjtő erőfeszítést. A költségvetésnek tartalmaznia kell az összes költséget, még a kis adminisztratív költségeket is.
Pénzügyi információk jelentése
A tipikus szervezeti igazgatósági ülés pénzügyi jelentést igényel a klub kincstárnokától. A pénzügyi beszámolónak tartalmaznia kell a számlák kezdő és záró egyenlegeit. Az összegyűjtött pénzt fedezni kell, és a kifizetett számlákat fel kell sorolni. A pénzügyi beszámolónak könnyen érthetőnek kell lennie, és a kincstárnoknak nyitottnak kell lennie arra, hogy megválaszolja a kérdéseket.
Az utód előkészítése
Amikor új kincstárnokot választanak, a jelenlegi kincstárnoknak fel kell készítenie ezt a személyt a nyilvántartási folyamat elmagyarázásával és az utód számára, hogy megnézze az összes információt.
