Belső ellenőrzési rendszer kialakítása a vállalat számára a tervezés és a vállalat részletes működésének megértése. A belső ellenőrzések több célt szolgálnak, de a főbb az, hogy biztosítsák, hogy a vállalkozás a tervezett módon működik, és megakadályozza a munkavállalóknak az áruk vagy pénzek helytelen alkalmazásának lehetőségeit. A belső kontrollok lehetővé teszik, hogy a vállalkozás tulajdonosa megismerje, hogy minden jól működik, anélkül, hogy személyesen felügyelnie kellene a művelet minden részét.
Tekintsd át az üzleted minden fontosabb folyamatát: termelés, készletgazdálkodás, követelések, követelések, bankegyeztetés és bármely más olyan folyamat, ahol lehet, hogy lopás vagy elrejtés révén csalást okozhat. Helyezze a neveket vagy a munkaköröket a folyamat minden egyes részébe, amelyet az egyén felelős. Ha nem biztos benne, hogyan működik a folyamat, töltsön időt "a területen", és nézze meg a folyamatot, vagy kérdezze meg a felelősöket.
Értékelje az egyes folyamatok minden egyes lépését az ellenőrzési hiányosságok tekintetében, amelyek lehetővé teszik a vállalat eszközeinek ellopását. Fókuszban olyan területekre kell összpontosítani, ahol az egyénnek mind a vagyonkezelése, mind az elszámolásuk van. Például, ha az egyik alkalmazott ellenőrzi a pénztárgépet, és az éjszaka végén is felelős annak összehangolásáért, a munkavállalónak lehetősége van arra, hogy ellopja a pénzt, és elrejtse azt a megbékélés hamisításával. Egy másik példa a bejövő levél megnyitásáért felelős egyetlen alkalmazott, valamint a postai úton érkező számlákra vonatkozó ellenőrzések rögzítése.
Módosítsa az eljárásokat azokon a területeken, ahol a gyenge belső ellenőrzést értékelte. Ahol lehetséges, válassza le a felügyeleti funkciót a jelentési funkciótól. Bár lehet, hogy nincs elég alkalmazottja a különböző embereknek, hogy minden munkát elvégezzenek, az alkalmazottak alternatív funkciói, amennyire csak lehetséges, el kell különíteniük az összeegyeztethetetlen funkciókat.
Alaposan dokumentálja az új eljárásokat, és ismerje meg őket. Kérjen visszajelzést az alkalmazottaktól, hogy mennyire hatékonyak az új eljárások. Fontos meggyőződni arról, hogy az eljárások üzleti és operatív szempontból és nem csak ellenőrzésként értelmezhetők. Állítsa be az eljárásokat a visszajelzések szerint, de mindig tartsa szem előtt a vezérlők célját.
Végezze el a kötelező nyaralási politikát, ha még nem tette meg. A vállalkozások krónikus lopás-problémáinak többsége folytatódhat, mert senki más nem végez a tolvaj funkcióit.Amikor a tolvajok a szabadságot kényszerítik, és valaki más kitölti őket, nem tudják elrejteni a bűncselekményt. Ez a politika megakadályozhatja a lopást, és feltárhatja azt, ha ez megtörténik.
tippek
-
Legalább évente értékelje belső ellenőrzéseinek hatékonyságát, és szükség esetén javítsa azokat.
Figyelem
Ne féljen, hogy erős belső ellenőrzéseket hajtson végre, mert attól tart, hogy az alkalmazottai azt hiszik, hogy nem bízik bennük. Az őszinte alkalmazottak megfelelően tervezett környezetben szeretnének dolgozni.
