Egy projektmenedzser rendszeresen megbeszéléseket tart a belső projektcsapat tagjaival, hogy megvitassák jelenlegi projektjeit. Emellett a projektvezető megkönnyítheti a projekt résztvevőivel, a vezetőséggel és az ügyfelekkel való találkozókat a projekt elindításához, és folyamatban lévő találkozókat tarthat a projektjeinek frissítése érdekében, és válaszolhat a határidőkkel és a költségvetésekkel kapcsolatos kérdésekre. Az egyes projekt-találkozókra való felkészülés kulcsfontosságú mind az időt, mind az értekezlet résztvevőinek hasznosítását.
Meghívja a megfelelő személyeket a projekt találkozójára. Határozza meg, hogy milyen célokat kell elérnie az ülésen a meghívottak alapján. Ha találkozik a projektcsapat tagjaival, akkor célokat állíthat be az állapotfrissítések megszerzésére, a belső problémák megoldására és a csapat tagjai információcserére a projektről. Ha találkozik a projekt résztvevőivel, vezetőivel és ügyfeleivel, akkor az a cél, hogy általános mérföldkő frissítéseket és válaszoljon a kérdésekre.
A találkozó előtt néhány nappal kérjen napirendi témákat a meghívottaktól. Ahelyett, hogy a találkozón meglepő görbe labda lenne, kérjen kérdéseket és beszéljen a projekthez kapcsolódó témákról. Ez lehetővé teszi, hogy időt készítsen és meghívjon másokat, akik támogathatják Önt az ülésen. Várja meg, hogy a meghívottak mit akarnak hallani és megvitatni a projektet illetően. Például, ha tudja, hogy az ügyfelek marketing anyagokat szeretnének megvitatni, frissítéseket kapnak a kommunikációs részlegtől, és meghívhatnak egy képviselőt az ülésre.
Hozzon létre egy hivatalos projekt találkozó napirendet. Sorolja fel a találkozók részleteit, például az ülés nevét, dátumát, idejét, helyét és konferenciahívószámát az oldal tetején. Sorolja fel azokat a napirendi témákat, mint a projekt mérföldkövek állapota; a funkcionális üzleti területek, például az informatika, a marketing, a jogi és egyéb releváns osztályok státusza; a projekt költségvetése; következő lépések; és mások által javasolt témák.
Küldje meg az összes meghívott személyt egy elektronikus találkozó meghívására és napirendre. A státuszról és az idővonalról szóló megbeszéléshez mellékeljen egy projektterv vagy állapotjelentést. Küldje el a meghívást a lehető leghamarabb, és kövesse a napirendet és a mellékleteket legalább egy-két nappal az ülés előtt. Ez lehetővé teszi a meghívottoknak, hogy vizsgálják felül a dokumentumokat, és előkészítsenek előzetesen.
Ellenőrizze a találkozó logisztikáját, mint például a konferenciaterem foglalás és a szobai beállítás néhány nappal az ülés előtt. Tesztelje a konferenciahívó számát és a webes találkozó bejelentkezési adatait, hogy azok működjenek és könnyen hozzáférhetők legyenek. Mivel a résztvevők valószínűleg több feladattal is foglalkoznak, nem akarjuk, hogy valaki időt vesztegetjen hibás telefonszámokkal és webes hivatkozásokkal.
