Megfelelő jelöltet keresve a vállalatnál nyitott pozícióra, fontos, hogy dokumentálja a pontos készségeket, tulajdonságokat és képzettségeket, amelyek a munkahelyi elemzéshez szükségesek. A munkaelemzés eredményeinek dokumentálásának egyik általános módja a hivatalos jelentés elkészítése. A jelentés tartalmazza a munkával kapcsolatos részleteket, beleértve a szükséges készségeket, az érintett feladatokat és a munka sikeres elvégzéséhez szükséges képesítéseket.
Figyelje meg a vállalat alkalmazottját, aki ugyanabban vagy hasonló helyzetben dolgozik, mint a kitölteni kívánt személy. Jegyezze fel a leggyakoribb feladatait, amelyeket napról-napra elvégez, hogy mennyire kölcsönhatásba lép más alkalmazottakkal vagy ügyfelekkel, valamint a munkához szükséges speciális eszközökkel vagy számítógépes programokkal.
Lépjen kapcsolatba a más cégek munkáltatóival és üzleti tulajdonosával, akik hasonló pozícióban dolgoznak. Kérdezzen a szükséges készségekről, az érintett feladatokról és arról, hogy mit érzik a képesítés ideális jelöltnek.
Indítsa el a jelentést a helyzet áttekintésével. Ennek tartalmaznia kell a címet, az osztályt, a közvetlen felügyeletet és a pozíció főbb feladatait. Tartsa be a pozíció célját, vagy azt is, hogy miért van szükség a pozícióra.
Sorolja fel az adott feladathoz kapcsolódó konkrét feladatokat, a szükséges berendezéseket és a szükséges számítógépes vagy műszaki ismereteket.
Adja meg a képzéshez szükséges információkat. Ha például a feladat kivételes ismereteket igényel a Microsoft Office programokkal kapcsolatban, el kell döntenie, hogy hajlandó-e képezni az új alkalmazottat, vagy ha szeretné, ha már rendelkezik ezzel a tudással. Ezután az információ követelményként szerepelhet, vagy a pozíció képzési programjának részeként.
Adjon részletes információt arról, hogy az új alkalmazott hogyan fog kapcsolódni más alkalmazottakhoz és ügyfelekhez. Ennek magában kell foglalnia azt is, hogy az alkalmazottak és az ügyfelek mennyire támaszkodnak az új alkalmazottra, valamint azt, hogy az új alkalmazott hogyan fog kölcsönhatásba lépni másokkal a vállalaton és az ügyfeleken.
Sorolja fel azokat a személyes követelményeket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy sikeresek legyenek a pozícióban. Például egy ügyfélszolgálati munkatársnak valószínűleg barátságosnak és barátságosnak kell lennie, míg fontosabb, hogy egy szerkesztő jól szervezett legyen, és képes legyen egyszerre több projektet kezelni.
