A könyvvizsgálat hivatalos eljárás, amelyet a könyvvizsgáló végez, hogy megvizsgálja, hogyan működik a vállalat és hogyan javítható. Különböző típusú ellenőrzések léteznek, mint például a teljesítmény és a finanszírozás, de mindannyian ugyanazokat az alapvető eljárásokat követik. Az eljárás általában négy fő részre bontható, beleértve a kezdeti tervezést, a terepmunkát, a jelentéstételt és a lezárást követő nyomon követést.
Készítsen elő és küldjön előzetes értesítő levelet az ellenőrzött ügyfélnek vagy osztálynak. Részletesen, amikor az ellenőrzés megtörténik, mennyi ideig elvárja, hogy az intézkedés megtörténjen, a könyvvizsgáló megbízatása, ha a tiszt nem Ön, és egy ellenőrzőlista az adatok típusáról, amelyeket keresni és igényelni kell az ellenőrzés során.
Ütemezzen egy találkozót a vállalat vagy az osztály vezetőivel. Határozza meg az ellenőrzés céljait és alkalmazási körét a vezetőkkel, és megtudja, milyen források állnak rendelkezésre. Részletes információt kaphat a vállalati vagy szervezeti folyamatokról is. Hagyja, hogy a menedzserek kifejezhessék az ellenőrzéssel kapcsolatos aggályaikat, vagy kérdéseket tegyenek fel.
Vizsgálja meg a vállalatot vagy az osztályt. A felmérés célja, hogy kiegészítse a vezetői értekezleten tanultakat, és jobban megértse a vállalat céljait, műveleteit és a jelenlegi ellenőrzési mechanizmusokat, például az engedélyezési eljárásokat.Ebben a szakaszban számos adat, például a vállalati kézikönyv és a munkavállalói nyilatkozatok hasznosak lehetnek.
Az értekezleten és a felmérésen szerzett információk alapján fogalmazzon meg egy alapvető terepmunka-tervet. A terepmunka-terv meghatározza, hogyan kapja meg a többi adatot. Ez változhat az olyan tárgyak függvényében, mint például a vállalati ellenőrzések erőssége.
Beszéljen a munkatársakkal a dokumentumok összegyűjtéséért - ezek az adott könyvvizsgáló típusától függően változnak - és megértik, hogy mi történik a vállalatban. Kérdezd meg, mit gondolnak a cég jól, és mit lehetne javítani és miért.
Tekintse át a személyzet tagjai által gyűjtött dokumentumokat. Ellenőrizze a belépési hibákat vagy az egymásnak ellentmondó információkat. Ellenőrizze a munkatársakkal, hogy megmagyarázza-e, hogy megfelelő-e a hibákat vagy a konfliktusokat.
Ellenőrizze, hogy a dokumentáció és az eljárások megfelelnek-e a vállalati irányelveknek és más helyi, állami vagy szövetségi előírásoknak.
Tesztelje a vállalat vagy az osztály ellenőrzéseit. A tesztelés azt jelenti, hogy a tranzakciók dokumentációját - általában valahol a 24-36. Minél több hibát vagy eltérést talál a dokumentációban és az interjúkban, annál fontosabb ez. Ha a dokumentáció kezdetben azt mutatja, hogy a vezérlők jól működnek, akkor előfordulhat, hogy nem kell sokat tennie ebben a lépésben. Az ellenőrzéseket nem ellenőrző ellenőrzések lényeges megközelítést követnek.
Készítsen néhány kezdeti véleményt a vállalatról vagy az osztályról és arról, hogyan működik, vagy javulhat. Adjon visszajelzést a vállalat vagy a részleg vezetői számára, és kérjen írásbeli választ az ajánlásokra és a kezdeti megállapításokra. A válasznak meg kell magyaráznia, hogy a vezetők hogyan szándékoznak megoldani az elkülönített problémákat.
Hozzon létre egy durva tervezetet az ellenőrzési jelentésről. A jelentésnek tartalmaznia kell a háttérinformációkat és körvonalazza az ellenőrzés hatókörét. Azt is meg kell mutatnia, hogy mit találtunk, és milyen javaslataink alapultak ezeken a megállapításokon, valamint a vezetők válaszaitól, illetve a vezetők válaszaitól.
Találkozzon még egyszer a vezetőkkel, és beszélje meg a durva jelentést. Adjon meg másolatokat, és válaszoljon a vezetők által feltett kérdésekre. Ennek a találkozónak az a célja, hogy a vezetők megértsék mindazt, amit tett, és mit kell tennie a javulás érdekében.
A végleges tervezet létrehozásához csavarja és szerkessze a jelentést. A végleges tervezetnek tartalmaznia kell az ellenőrzési felülvizsgálati ülés eredményeit. A végleges tervezetet terjessze a vezetőknek.
Kövesse a tanszéket vagy a vállalatot 6–12 hónapon belül, hogy megtudja, vajon a vállalat vagy osztály módosította-e az ellenőrzés során feltárt problémákat.
Írjon hivatalos levelet a vezetőknek, jelezve, hogy mit tanult a nyomon követés során, és minden további szükséges munkát. Ha a vállalat vagy a részleg megfelel az elvárásoknak, jelezze ezt a levélben, és jelezze, hogy teljesítette az ellenőrzési célokat, amelyeket lezárja.
tippek
-
Készüljön fel a feszültségre az ellenőrzési folyamat során. Az emberek gyakran idegesek a hibákat illetően, még akkor is, ha a hibák ártatlanok, mert a túl sok hiba azt jelenti, hogy munkahelyük a sorban van. Nyugodj meg nekik, hogy az Ön feladata, hogy egyszerűen csak vizsgálja meg, hogy ne adjon jutalmat vagy büntetést. Mindig magyarázza el, hogy miért kér konkrét adatokat, hogy a dolgozók megértsék az indoklást.
