A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint az Egyesült Államokban több mint négy millió titkár és adminisztratív asszisztens van. Míg a titkár és az adminisztratív asszisztens kifejezéseket gyakran használják felcserélő módon, egyes vállalatokban fontos különbségek vannak a két álláspont között, ideértve a munkakörülményeket, a felelősségi szintet és a munka elvégzéséhez szükséges oktatási és képzési szintet.
A titkár meghatározása
Általában a titkár olyan személy, aki szigorúan írási és támogatási feladatokat lát el, mint például gépelés, diktálás, bejelentés vagy fénymásolás. A titkárok is válaszolnak a telefonokra és üzeneteket küldenek, leveleket rendeznek és szállítanak, és néhány vállalatnál fogadják a vételi feladatokat. A titkárok gyakran találkoznak az üléseken is. A legtöbb esetben a titkárok nem felügyelik a személyzetet, és nem rendelkeznek hatáskörrel a feladatok átruházására.
Az adminisztratív asszisztens meghatározása
Az adminisztratív asszisztensek - a titkárokkal ellentétben - általában olyan feladatokat látnak el, amelyek túlmutatnak az irodai feladatokon. Az adminisztratív asszisztensek gyakran foglalkoznak munkáltatóik naptárával, utazási megállapodásokkal, dokumentumok készítésével és esetleg a főnökükkel és más alkalmazottakkal együttműködve a projekteken. Gyakran kezelik az irodai berendezések karbantartását, és a beszállítókkal együttműködnek az áruk beszerzésében és az árak és a szerződések tárgyalásában. Egyes cégek adminisztratív asszisztensei felügyelhetnek más iroda személyzetet is.
Oktatási követelmények
Bár lehetőség van egy belépő szintű titkársági pozíció megszerzésére középiskolai végzettséggel, a fejlettebb adminisztratív pozíciók, mint például a végrehajtó titkárok vagy ügyvezető asszisztensek számára, egyre fontosabbá válik a főiskolai vagy jelentős munkatapasztalat megszerzése, sok adminisztratív asszisztens szorosan együttműködik a magas szintű projektek vezetőivel. Jogi vagy orvosi titkárként való munkavégzéshez általában egy speciális programot kell kitöltenie, hogy megismerje a területhez kapcsolódó terminológiát és eljárásokat.
Ügyességi követelmények
Kiváló számítógép, irodai berendezések és gépelési készségek a titkárok és az adminisztratív asszisztensek számára. Fontos, hogy jó kommunikációs és interperszonális készségek is legyenek, mivel mindkét pozíció általában szükség van a nyilvánosság és a munkatársak közötti kölcsönhatásra. Szervezete is fontos a titkárok és az adminisztratív asszisztensek számára, mivel munkájuk gyakran a mások megtartására összpontosít. A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint a vezetők és más szakemberek több feladatot látnak el, amelyeket a titkárok hagyományosan kezelnek, mint például a szövegszerkesztés, a szigorúan írómunkások iránti kereslet csökken, míg az adminisztratív asszisztensek szerepe bővül.
Fizetés
Általában az adminisztratív asszisztensek többet keresnek, mint a titkárok. A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint a titkár átlagos fizetése 2008-tól 29.050 dollár. A jogi, orvosi és ügyvezető titkárok többet keresnek, és néhány ügyvezető titkár évente több mint 50.000 dollárt keres. Az adminisztratív asszisztensek évente átlagosan 40 030 dollárt keresnek, néhány ügyvezető asszisztens évente több mint 60 000 dollárt keres. A tényleges fizetést a földrajzi elhelyezkedés, az oktatás, a tapasztalat és az ipar határozza meg.
2016. évi fizetési információk a titkárok és az adminisztratív asszisztensek számára
Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala szerint a titkárok és a közigazgatási asszisztensek 2016-ban 38,730 dolláros átlagkeresetet szereztek. Alacsony szinten a titkárok és az adminisztratív asszisztensek 30,500 dolláros 25 százalékos fizetést szereztek, ami azt jelenti, hogy 75 százaléka többet ért el, mint ez az összeg. A 75. százalékos fizetés 48,680 dollár, ami 25 százalékkal többet keres. 2016-ban az Egyesült Államokban titkárként és közigazgatási asszisztensként 3 990 400 embert foglalkoztattak.
