A szállodai számviteli eljárások segítenek a vendéglátóipar vállalatai számára, hogy pontos pénzügyi kimutatásokat készítsenek, amelyek megfelelnek a szabályozásoknak és a számviteli elveknek. Ezek a szabályok a nemzetközi pénzügyi beszámolási standardokat (IFRS) és az Egyesült Államok általánosan elfogadott számviteli elveit (GAAP) tartalmazzák. Ezek az értékpapír- és tőzsdei bizottságok (SEC) és a nyilvános társasági számviteli felügyelő bizottságok (PCAOB) szabályaira is vonatkoznak.
Bevételek és kiadások elismerése
A SEC és a PCAOB előírások előírják, hogy a vendéglátó társaság megfelelő és funkcionális ellenőrzéseket hozzon létre a bevételi és költségfelismerési (rögzítési) rendszerekben. A bevételek olyan szolgáltatásokból származó jövedelem, amelyet a szolgáltatások vagy a szobák bérbeadása biztosít. Példa a bevételi tételekre a vendégfoglalási díjak és a szobaárak. A szállodai könyvelő bevételi fiókot számláz, hogy növelje annak összegét, és elszámolja, hogy csökkentse a számlaegyenleget. A ráfordítás olyan költség vagy veszteség, amelyet egy szálloda a szolgáltatásnyújtás vagy a helyiségek bérbeadása során visel. A költségek a fizetésekre, az élelmiszer- és italárakra, valamint a közművekre vonatkozhatnak. A szállodai könyvelő elszámolja a költségszámlát, hogy növelje annak összegét, és jóváírja a számlaegyenleg csökkentésére. A vendéglátó-ipari cég bevételeit és költségeit az eredménykimutatásban mutatja be.
Eszköz- és felelősségrögzítés
A szállodavezetőnek megfelelő iránymutatásokat kell végrehajtania az eszközök és kötelezettségek nyilvántartási rendszereiben, mivel az eszközök és kötelezettségek tételei a vállalat pénzügyi szilárdságát jelzik. Ezek a tételek tükrözik a cég működő tőkéjét vagy a rövid lejáratú készpénz rendelkezésre állását (a forgóeszköz egyenlő a forgóeszközökkel és a rövid lejáratú kötelezettségekkel). Az eszköz olyan erőforrás, amelyet a szálloda birtokol, mint például készpénz és készletek (rövid lejáratú eszközök) vagy ingatlanok és gépek (hosszú távú eszközök). A felelősség egy olyan adósság, amelyet a szálloda köteles visszafizetni, ha az esedékes, vagy pénzügyi ígéret, amelyet időben kell tiszteletben tartania. A rövid lejáratú kötelezettségek olyan adósság, amelyet egy vendéglátóvállalatnak évente vagy annál rövidebb idő alatt kell visszafizetnie, míg egy hosszú lejáratú adósság egy éven belül esedékes. A szálloda könyvelője az eszközszámláját terheli, hogy növelje annak összegét, és jóváírja a számlaegyenleg csökkentésére. Az ellenkezője a felelősségi számlára vonatkozik. A szálloda a mérlegében jelentést készít az eszközökről és a kötelezettségekről.
Pénzügyi jelentés
A számviteli szabályok és eljárások, mint például az Egyesült Államok GAAP és IFRS, valamint a SEC és a PCAOB szabályok előírják, hogy a vendéglátó-társaság minden negyedév vagy év végén jelentse be a „tisztességes” és teljes pénzügyi kimutatásokat. A szállodai számviteli terminológiában a "tisztességes" kifejezés pontos vagy objektív. A teljes pénzügyi beszámoló tartalmazza a mérleget (más néven a pénzügyi helyzet kimutatását), az eredménykimutatást (P&L vagy jövedelemkimutatás), a cash flow kimutatását és a saját tőke kimutatását (más néven az eredménytartalék kimutatását).).
