Míg a munkavállaló nagyon szeretne gyorsan cserélni a fizetését, a bérszámfejtési osztálynak ki kell egyensúlyoznia a munkavállaló aggodalmát és a vállalat szükségességét annak biztosítására, hogy az újratöltést megfelelően kezeljék. Empatikusnak kell lennie a munkatársakkal szemben, ugyanakkor gondoskodnia kell arról, hogy az eredeti csekket még nem szerezték be.
Keresse meg az elvesztett csekk részleteit a bérszámfejtési rendszerben. A kedvezményezett neve mellett meg kell ismernie a csekk dátumát, számát és összegét.
Lépjen kapcsolatba bankjával, hogy ellenőrizze, hogy a csekket nem fizették-e be.
Kérje meg, hogy bankja állítsa le a csekk megfizetését. A stop-kifizetési kérelmek általában nem lépnek hatályba 24 órával az elhelyezésük után, de a szabályok pénzügyi intézményenként eltérőek lehetnek. Ezért jó, ha legalább 24 órát várunk, mielőtt helyettesítené az ellenőrzést, hogy biztosítsa, hogy a stop fizetés sikeres legyen.
Várjon 24 órát, és ellenőrizze, hogy a stop fizetés sikeres volt-e. Ha sikerült, folytassa a következő lépéssel.
Adjon ki csereellenőrzést a munkavállalónak. Ezt a folyamatot a bérszámfejtési rendszerén keresztül kell elvégeznie, hogy a csereellenőrzés rögzüljön és szerepeljen a munkavállaló W-2 űrlapján. A csereellenőrzésnek ugyanolyan jövedelem, adók, levonások és nettó fizetés kell, hogy legyen, mint az eredeti csekk. Ha nem tudja közvetlenül a bérszámfejtési rendszerben létrehozni a csereellenőrzést, akkor győződjön meg róla, hogy beírja az ellenőrzési adatokat a rendszerbe.
Szerezd meg a szükséges aláírásokat a csereellenőrzésen. Győződjön meg róla, hogy az ellenőrzés aláíró személyhez mellékeli a dokumentációt.
Eltávolítja az eredeti csekket a bérszámfejtési rendszerben. Ez a lépés rendkívül fontos annak biztosítására, hogy a bérek és az adók nem kerülnek kétszer számításba a munkavállaló W-2-es formanyomtatványában, az éves bér- és adóbevallásban, és eltávolítsák az ellenőrzést a kiemelkedő ellenőrzőlistáról.
Szállítsa be a csereellenőrzést az alkalmazottnak.
tippek
-
Követelje meg a munkavállalót, hogy írjon alá egy nyilatkozatot, amely kimondja, hogy elveszett a fizetés, és egyetért azzal, hogy ha meg fogja találni a csekket, nem próbálja meg a pénzt. Ha képes arra, hogy közvetlen befizetési vagy bérszámfejtési kártyákat nyújtson a munkavállalóknak, ösztönözze részvételüket, hogy csökkentse az elvesztett ellenőrzések számát. Lépjen kapcsolatba bankjával, hogy meghatározza a fizetés leállítására vonatkozó szabályokat. Ha a stop fizetés sikertelen volt, értesítse a munkavállalót, és kérje a visszavont csekk másolatát annak megállapítására, hogy ki fizette be. A következő teendők attól függnek, hogy a csekket hogyan fizették ki.
Figyelem
Néhány csekk-befizetési szolgáltatás olyan csekket fog készíteni, amelyen megáll a fizetés. Az állami jogtól függően továbbra is felelősséggel tartozhat a fizetésért, amelyen a csekk-befizetési szolgáltatás szerepel.
