Az ifjúsági csoporttalálkozókat, a visszavonulásokat és a tevékenységeket előre meg kell tervezni, hogy tudd, mit akarsz tenni, és egy bizonyos időn belül elérni. A tervek dokumentálásának legjobb módja a napirend létrehozása. A napirendek olyanok, mint a listák, amelyek feltérképezik a megbeszélések vagy tevékenységek sorrendjét, amit együtt szeretnél tenni. Azáltal, hogy az ifjúságnak életkorra megfelelő napirendet ad, követhetik, hogy milyen típusú dolgok következnek be.
Írja be az ifjúsági programjának nevét a szabványos levélméret tetején. Helyezze az alatta lévő dátumot, valamint az indítási és befejezési időket, ha van ilyen. Tartalmazza a program helyét is.
Sorolja fel a tevékenységeket vagy a megbeszéléseket a kívánt sorrendben. Minden egyes tevékenység vagy beszélgetési pontnak egy golyót vagy egy számot kell tartalmaznia mellette. Lista formátumban egy példa erre: "I) Jégtörő tevékenység, II) Ismerkedés az üdvözlő csomag áttekintésével, III) Csoportmunka …"
Jöjjön el a tevékenységek és a megbeszélések listája logikus sorrendben, amely egymást követő értelemben értelmes. A napirendet felülről lefelé fogják követni, így a tevékenységek és a megbeszélések zökkenőmentesen fognak folyni.
Tartsa be a napirendi pontokat, hogy esetleg nem volt lehetősége megvitatni az utolsó találkozón vagy visszavonuláson. A napirend egy részét az alábbi nyomon követési tételekhez kell hozzárendelni. Létrehozhat egy új szakaszt a napirend alján, és címkével láthatja el: "Előző beszélgetéselemek" vagy "Követési tételek".
Hagyja, hogy az ifjúság napirendjén egy kis szünetet tartson, különösen, ha ez egy hosszú találkozó vagy visszavonulás. Ellentétben a felnőttekkel, a fiatalok nem képesek hosszú időn át ülni, és továbbra is sikeresen fenntartják a hangsúlyt és a figyelmet.
A napirend végét egy ifjúsági kérdés- és válaszszakaszra szentelje. Ez az, ahol a fiataloknak lehetőségük van arra, hogy tisztázzanak azokról a dolgokról, amelyek összetévesztik őket, vagy kérdéseket tesznek fel az érintett témákkal kapcsolatban.
